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El desafío: Crecimiento exponencial sin visibilidad
ARKHO experimentó un crecimiento exponencial en los últimos 5 años que transformó completamente sus necesidades operativas. Lo que antes funcionaba con procesos simples ahora requería un nivel de coordinación mucho más sofisticado, no solo entre los equipos internos, sino especialmente en la gestión de relaciones con clientes.
A finales de 2024, la empresa enfrentaba una situación crítica: sus áreas de Ventas y Marketing operaban de forma completamente independiente. Ventas gestionaba todo el proceso comercial, desde AFIN y preventa hasta operaciones, utilizando ClickUp desde una perspectiva de gestión de proyectos. Mientras tanto, Marketing trabajaba de forma aislada a través de HubSpot Marketing Hub, enfocándose principalmente en campañas de email marketing y algunos eventos.
Esta desconexión creaba problemas graves. ARKHO realizaba importantes esfuerzos e inversiones en iniciativas omnicanal—eventos presenciales, webinars y marketing tradicional—pero carecía de una herramienta que pudiera trazar la influencia real de estas acciones en los resultados comerciales. La empresa enfrentaba una pérdida de control y visibilidad sobre el pipeline real, procesos manuales donde la comunicación dependía de archivos compartidos y el famoso "copiar y pegar" de datos, y la imposibilidad de atribuir correctamente el retorno de inversión de sus esfuerzos de marketing.
"La desconexión entre áreas era crítica," explica el equipo de ARKHO. "No teníamos una única fuente de verdad, y era imposible medir la efectividad real de nuestra inversión en marketing."
La empresa necesitaba urgentemente una solución que fuera más allá de un simple CRM: necesitaban una herramienta que diera vida a un proceso integrado de gestión del lead y el ciclo de vida comercial completo de los clientes.
La solución: Implementación rápida y unificación total
En 2025, ARKHO tomó la decisión estratégica de integrar completamente sus áreas comerciales, aumentar las metas de los equipos y, crucialmente, buscar una plataforma que unificara todos sus procesos. La elección fue HubSpot con Sales Hub Pro, Marketing Hub Pro y Service Hub Starter.
Implementación express en 3 meses
ARKHO logró estar completamente operativo en aproximadamente 3 meses, un tiempo récord considerando la complejidad de sus operaciones anteriores. El proceso se estructuró de forma clara:
- Mes 1: Preparación y limpieza de datos desde ClickUp
- Mes 2: Go-live operativo y gestión intensiva del cambio cultural
- Mes 3: Ajustes de sintonía fina e incorporación de áreas técnicas
El factor acelerador más importante fue el enfoque en el cambio de cultura. No se trató solo de una implementación técnica, sino de una transformación en la mentalidad de los equipos. ARKHO involucró desde el día uno no solo a Ventas y Marketing, sino también a las áreas de Pre-venta y Operaciones, asegurando que todos entendieran que el CRM era la herramienta central del negocio.
"La curva de aprendizaje técnica fue extremadamente rápida, menos de una semana para la operatividad básica," comparte el equipo. "Pero lo más importante fue comunicar el 'por qué' del cambio: la relevancia de generar sinergia y optimizar el trabajo en equipo interáreas, la importancia de estar interconectados y lo crítico de contar con acceso a información real y fidedigna."
Unificación: Derribando barreras entre departamentos
HubSpot permitió a ARKHO lograr lo que parecía imposible: derribar las barreras históricas entre departamentos y sanear los problemas de comunicación interáreas. La colaboración ahora es fluida y trazable:
Marketing a Ventas: La atribución es completamente clara. Ventas recibe leads con todo el historial de interacciones—webinars asistidos, páginas visitadas, origen del contacto—permitiendo un abordaje mucho más efectivo que resultó en un cumplimiento del 122% de la cuota de ventas en el territorio SOLA.
Ventas a Operaciones: Cuando una oportunidad se marca como "Closed Won", ARKHO automatizó el flujo completo para que el equipo de Operaciones reciba inmediatamente toda la información técnica necesaria para iniciar el proyecto, sin correos manuales ni pérdida de datos.
Un ejemplo concreto del poder de la unificación: ARKHO implementó un proceso de aprobación de fondos para Pruebas de Concepto (POCs) directamente dentro de HubSpot. Antes, la inversión en ingeniería para una preventa era una "caja negra". Ahora, pueden decidir, basándose en datos históricos de cierre y rentabilidad visibles en el CRM, si aprueban o rechazan la inversión de recursos técnicos para una oportunidad específica, optimizando sus márgenes operativos.
Resultados: Crecimiento exponencial con control total
Pipeline de USD 9M con visibilidad completa
HubSpot permitió a ARKHO no solo visualizar sino gestionar activamente su crecimiento explosivo. El pipeline creció a casi USD 9 millones, con USD 1.9M vendidos solo en Q3. La clave estuvo en la capacidad de integración y reportabilidad de la influencia del marketing en el pipeline.
Por primera vez, ARKHO pudo conectar leads generados en eventos físicos—como desayunos corporativos o conferencias—y webinars directamente con oportunidades de venta en el CRM. El equipo de generación de demanda califica estos leads con contexto completo, mejorando drásticamente la tasa de conversión de lead a oportunidad.
"Ahora podemos reportar con exactitud qué porcentaje del pipeline proviene de eventos físicos versus digitales," explica el equipo comercial. "Esto no solo justificó el presupuesto de marketing, sino que alineó completamente a los equipos: ventas sabe exactamente de qué origen proviene cada prospecto."
Automatización inteligente: Liberando tiempo estratégico
ARKHO se enfocó en automatizar el "trabajo pesado" de reporting y gestión de eventos:
Reporting automatizado: Antes, generar reportes de pipeline y actividad semanal tomaba horas o días de consolidación en Excel. Ahora, ARKHO tiene dashboards en tiempo real, ahorrando semanas de trabajo administrativo al año—una reducción del 100% en el tiempo dedicado a la consolidación manual.
Gestión de eventos: ARKHO automatizó el ciclo completo de sus eventos omnicanal: invitación, registro, recordatorios, seguimiento post-evento. El impacto fue directo en la productividad, liberando al equipo de marketing para enfocarse en estrategia y al equipo de ventas en cerrar negocios, en lugar de llenar planillas.
Integraciones técnicas: Visibilidad 360 grados
ARKHO trabajó en integrar mundos dispares: su web corporativa en Wix y los datos técnicos de consumo de nube en AWS. Mediante integraciones vía API desarrolladas internamente que alimentan HubSpot, lograron visibilidad 360 grados:
- Los datos de formularios en Wix entran limpios a HubSpot
- La integración con AWS permite que el equipo comercial tenga visibilidad sobre el consumo real de los clientes y el estado de las oportunidades registradas en el portal de partners (APN), todo sin salir de HubSpot
Esto permite que usuarios operativos que no tienen licencia de CRM puedan, a través de estas integraciones, nutrir al equipo comercial con datos vitales para el upsell y cross-sell.
Herramientas que generaron valor inmediato
La intuitividad de la plataforma fue fundamental. Las herramientas que generaron valor inmediato fueron:
Grabación de llamadas y Coaching: Permitió a los gerentes entrenar a los nuevos vendedores con casos reales, acelerando la curva de aprendizaje del equipo.
Snippets y Playbooks: Estandarizaron la comunicación de ventas, asegurando que todos contaran la misma historia de valor al cliente, mejorando la consistencia y profesionalismo.
Breeze AI: Escalando sin límites geográficos
La expansión internacional siempre presenta el mismo dilema: ¿cómo penetrar un nuevo mercado sin sobrecargar al equipo comercial existente? ARKHO encontró la respuesta en Breeze, la solución de inteligencia artificial nativa de HubSpot.
Por qué Breeze para la expansión a Paraguay
Cuando ARKHO decidió expandirse a Paraguay, el equipo evaluó múltiples opciones de prospección. La decisión de utilizar el Agente de Prospección de Breeze fue estratégica y se basó en tres pilares fundamentales:
1. Evitar el "stack overhead": En lugar de agregar otra herramienta externa al ecosistema tecnológico—con la consecuente necesidad de integración, capacitación y gestión—ARKHO optó por una solución nativa que ya formaba parte de su plataforma unificada.
2. Mantener la integridad de datos: Al trabajar directamente sobre la base de datos centralizada de HubSpot, Breeze garantiza que toda la información de prospección, interacciones y seguimientos queda registrada en el mismo sistema donde vive el resto del proceso comercial. No hay datos fragmentados ni pérdida de contexto.
3. Escalabilidad inteligente: El agente de IA permite multiplicar el alcance sin multiplicar el headcount. ARKHO puede prospectar en un mercado completamente nuevo sin necesidad de contratar un equipo local desde el día uno.
Cómo funciona en la práctica
El Agente de Prospección de Breeze trabaja de forma autónoma identificando y contactando cuentas objetivo en el mercado paraguayo. La inteligencia artificial:
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Identifica prospectos que coinciden con el perfil ideal de cliente de ARKHO
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Realiza el contacto inicial automatizado con mensajes personalizados
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Califica el interés basándose en las respuestas y comportamiento
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Agenda reuniones directamente en los calendarios del equipo comercial cuando detecta interés genuino
"La IA nos permite escalar nuestro alcance en Paraguay de manera eficiente, asegurando que los vendedores humanos intervengan solo cuando el prospecto muestra un interés genuino," explica el equipo de ARKHO. "Esto acelera dramáticamente la penetración en el nuevo territorio."
Resultados iniciales prometedores
Aunque la expansión a Paraguay está en sus primeras etapas, los resultados iniciales validan completamente la estrategia:
Agendamiento automático de reuniones: Breeze ha logrado agendar reuniones calificadas con cuentas objetivo sin intervención manual del equipo de ventas. Cada reunión agendada llega con el contexto completo de las interacciones previas.
Optimización del tiempo comercial: El equipo de ventas de ARKHO se enfoca exclusivamente en reuniones de alto valor, eliminando completamente el trabajo de prospección en frío que tradicionalmente consume hasta el 50% del tiempo de un vendedor.
Datos unificados desde el primer contacto: Cada prospecto contactado por Breeze queda registrado en el CRM con su historial completo, permitiendo que cualquier miembro del equipo pueda dar continuidad sin pérdida de contexto.
El futuro de ARKHO con IA
El éxito inicial con el Agente de Prospección es solo el comienzo. ARKHO tiene planes ambiciosos para expandir el uso de IA en toda la plataforma:
IA en Marketing: Explorar las capacidades de generación de contenido de Breeze para optimizar campañas omnicanal, personalizar comunicaciones a escala y mejorar la segmentación predictiva.
IA en Servicio al Cliente: Implementar agentes conversacionales que puedan manejar consultas técnicas básicas sobre servicios cloud, liberando al equipo técnico para proyectos de mayor complejidad.
Análisis predictivo: Utilizar las capacidades de IA de HubSpot para identificar patrones en el comportamiento de clientes que señalen oportunidades de upsell o riesgo de churn.
"Para nosotros, la IA no es una novedad tecnológica, es una ventaja competitiva real," resume el equipo. "Breeze nos permite competir en nuevos mercados con la agilidad de una startup pero con la madurez de procesos de una empresa establecida."
Visión futura: Consolidación total del negocio
La visión de ARKHO para los próximos 12 a 18 meses es ambiciosa y se centra en la consolidación total de los datos:
Operations Hub & Data Hub: El siguiente gran paso es la integración profunda con su sistema ERP. El objetivo es tener un negocio completamente conectado, donde la facturación y los datos financieros fluyan desde y hacia el CRM para mejorar el análisis de rentabilidad.
IA en Marketing: ARKHO planea explorar más a fondo las capacidades de generación de contenido y segmentación predictiva de HubSpot para optimizar aún más sus campañas omnicanal.
Consolidación: ARKHO busca tener un CRM totalmente "saneado", que funcione como el sistema operativo central de la empresa, impulsando la toma de decisiones estratégicas basadas en datos puros y conectados.
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