Sofía es una empresa mexicana de salud y tecnología que ofrece seguros médicos para empresas, individuos y familias. Su misión es mejorar la forma en que las personas cuidan su salud. A través de productos, servicios y experiencias apoyados en la tecnología, busca inspirar a las personas a integrar hábitos de cuidado de la salud en su vida diaria y llevar un estilo de vida más saludable.
Hace dos años, Sofía enfrentaba un desafío común pero crítico para empresas en crecimiento: la fragmentación de sus operaciones.
"Hace más o menos dos años usábamos dos plataformas diferentes. Una fue para todo el tema de ventas y la generación de leads, y luego teníamos otra plataforma donde mandábamos todas las comunicaciones de marketing. Entonces, lo que queríamos hacer realmente fue unificar todos estos esfuerzos y centralizar toda la información," explica Carmen Lops, Marketing VP en Sofía.
Esta desconexión creaba obstáculos significativos. La colaboración entre los equipos de Marketing y Sales era compleja y poco eficiente, ya que la información no estaba centralizada. "Antes de usar HubSpot teníamos justo dos plataformas diferentes, entonces el trabajo entre Marketing y Sales era un poco difícil, la colaboración, porque justo no teníamos centralizada la información."
Sin una visión unificada del cliente, resultaba imposible crear dashboards consolidados, generar reportería integral o aprovechar al máximo las automatizaciones y workflows. "También algo que nosotros necesitábamos era poder tener diferentes dashboards, la reportería, tener todo eso en un solo lugar y también aprovechar automatizaciones, diferentes workflows. Y algo que también era muy importante para nosotros era la integración con Google Ads y Meta Ads."
Para una empresa que atiende tanto al mercado B2B como B2C en el sector de seguros médicos, donde el recorrido del cliente es particularmente complejo y requiere comunicaciones altamente personalizadas, esta fragmentación representaba una barrera real para escalar de manera eficiente.
Sofía tomó la decisión de migrar a HubSpot Enterprise, eligiendo a CocoFact como partner estratégico para garantizar una implementación exitosa que transformara sus operaciones.
Mapeo y migración estratégica: CocoFact mapeó el proceso B2B completo de Sofía, migrando todas las bases de datos existentes y definiendo campos personalizados y flujos de automatización adaptados a las necesidades específicas de la empresa en HubSpot.
Alineación de equipos: Los equipos de Marketing y Ventas fueron estratégicamente alineados para colaborar eficazmente en un CRM unificado, estableciendo procesos claros de handoff y comunicación.
Automatización avanzada: Se implementó el proceso B2B completo con automatización de secuencias de seguimiento y workflows inteligentes para la reasignación automática de demos, eliminando tareas manuales y asegurando un seguimiento oportuno.
Integración de herramientas críticas: CocoFact instaló scripts de seguimiento en las herramientas de marketing existentes y configuró la integración de WhatsApp, crucial para las operaciones de Sofía, asegurando que toda la comunicación quedara centralizada.
Sistema de monitoreo en tiempo real: Se creó un sistema completo de seguimiento de resultados a través de paneles personalizados en HubSpot, incluyendo la integración con Google Calendar y la configuración del sistema Round Robin para asignación eficiente de leads según disponibilidad de los ejecutivos, con acceso a informes detallados de ventas por equipo y ejecutivo individual.
Resultados de la Implementación con CocoFact
La implementación llevó a Sofía a lograr mejoras extraordinarias:
Incremento masivo de MQLs: El porcentaje de MQLs se incrementó en un 63.94%, demostrando la efectividad de los nuevos procesos de captura y cualificación.
Mejora dramática en conversión a demos: La tasa de conversión de MQL a demos agendadas aumentó un 80%, con un incremento adicional del 25% en demos completadas, optimizando cada etapa del funnel.
Impacto directo en ingresos: Las nuevas secuencias de ventas y automatizaciones facilitaron el cierre de 192 negocios con un valor total de 39.3M MXN, comparado con solo 7 negocios por 700K MXN en el periodo anterior.
Información centralizada y confiable: Toda la información quedó centralizada y disponible en tiempo real, eliminando la dependencia de herramientas fragmentadas y permitiendo reportes precisos que mejoran el rendimiento general del equipo.
La implementación transformó radicalmente la forma en que Sofía operaba. Por primera vez, los equipos de Marketing y Sales comenzaron a trabajar con la misma información, en tiempo real, eliminando las barreras que antes dificultaban la colaboración.
"Ya contar con HubSpot nos permitió tener todo, toda la información centralizada en un solo lugar," explica Carmen. Esta centralización no solo mejoró la comunicación interna, sino que también optimizó la eficiencia operativa al eliminar duplicidades y procesos manuales de sincronización entre plataformas.
HubSpot les proporcionó la capacidad de crear diferentes dashboards personalizados, generando reportería detallada que antes era imposible de consolidar. Además, la integración nativa con Google Ads y Meta Ads resultó ser "muy fácil" según la VP de Marketing, "esto a través de HubSpot es muy fácil y nos permite tener ahí centralizados todos los leads."
Para Sofía, WhatsApp representa un canal fundamental de comunicación tanto con clientes como con prospectos. Reconociendo esta realidad, trabajaron activamente en la integración de WhatsApp con HubSpot.
"Nosotros vemos WhatsApp como un canal muy importante. Mucha de la comunicación que tenemos con nuestros clientes y también con prospectos es a través de WhatsApp."
La integración fue estratégica. "Para nosotros era importante poder tener el registro de esas conversaciones, tener toda la información que recibimos a través de WhatsApp también dentro de HubSpot. Entonces realmente fue un tema de centralización."
Esta integración asegura que ninguna interacción con el cliente se pierda y que todo el historial de comunicación esté disponible para cualquier miembro del equipo que lo necesite, creando una experiencia de cliente más coherente y profesional.
En el sector de seguros médicos, el recorrido del cliente es complejo y requiere comunicaciones precisas en cada etapa. HubSpot ha permitido a Sofía gestionar este ciclo de vida de manera sofisticada, diferenciando claramente entre sus dos mercados objetivo: B2B y B2C.
"En Sofía justo les hablamos a dos mercados: el mercado B2B y el mercado B2C. Entonces, de entrada, HubSpot nos permite saber si es un cliente B2B o un cliente B2C y entender exactamente en qué etapa del lifecycle está el cliente," explica el equipo.
Desde un cliente nuevo hasta uno que ya ha tenido una demo, pasando por clientes que ya contrataron el servicio de Sofía o aquellos que se acercan a la renovación, cada etapa está claramente definida y monitoreada. "Desde un cliente nuevo, hasta un cliente que ya ha tenido una demo con nosotros, un cliente que ya está más avanzado en el proceso y ya contrató a Sofía, o luego un cliente que tal vez está muy cerca de la renovación."
Esta visibilidad completa del lifecycle permite a Sofía saber "exactamente qué tipo de comunicación deberíamos mandarle al cliente, qué es lo que le interesa, y tener así una comunicación más adecuada y más oportuna."
Los seguros médicos requieren comunicaciones altamente personalizadas. Con HubSpot, Sofía puede segmentar su audiencia de manera precisa y enviar mensajes relevantes en el momento adecuado.
"Tener toda la segmentación que nos da HubSpot y tener muy claro la etapa del lifecycle de cada cliente, nos ha permitido optimizar comunicaciones, optimizar las diferentes tasas de conversiones dentro del funnel," señala el equipo.
El resultado de esta personalización ha sido extraordinario: "Y así pudimos bajar el costo de una cuenta cerrada del canal inbound un 50% dentro de cuatro meses," un logro impresionante que demuestra el poder de la personalización basada en datos.
Sofía no se ha limitado a las funcionalidades básicas de HubSpot, sino que está aprovechando la inteligencia artificial para mejorar tanto la experiencia del cliente como la eficiencia de sus procesos internos.
"En Sofía usamos la IA para diferentes procesos, desde la generación de leads, pero también hasta procesos como reembolsos, para poder hacer reembolsos mucho más rápidos, que no dependan de papeleo, de procesos largos," explica el equipo, destacando cómo la automatización inteligente está eliminando fricciones en procesos críticos para la satisfacción del cliente.
Además, Sofía está utilizando IA para hacer predicciones de videoconsultas, una capacidad que les permite "entender muy bien qué día, a qué hora, en qué minuto vamos a necesitar cuántas videoconsultas y con esto tener siempre disponible la cantidad correcta de doctores de la red." Este nivel de optimización predictiva asegura que Sofía pueda ofrecer el mejor servicio posible sin desperdiciar recursos.
Después de años trabajando con HubSpot, el equipo de Sofía tiene una perspectiva clara sobre las ventajas de la plataforma.
"Yo llevo muchos años trabajando con HubSpot y la verdad creo que es la plataforma más intuitiva, es muy fácil de utilizar, te da demasiada visibilidad," comenta Carmen.
Esta facilidad de uso no ha comprometido la potencia de la plataforma. Al contrario, la combinación de una interfaz intuitiva con capacidades empresariales robustas ha permitido que el equipo de Sofía pueda implementar estrategias sofisticadas sin requerir recursos técnicos extensivos.
Para otras empresas del sector salud o seguros que están considerando hacer el cambio a HubSpot, el equipo de Sofía tiene una recomendación clara:
"Yo recomiendo hacer el cambio a HubSpot. Yo llevo muchos años trabajando con HubSpot y la verdad creo que es la plataforma más intuitiva, es muy fácil de utilizar, te da demasiada visibilidad. Entonces, para cualquier marketero creo que es la opción perfecta."
Sofía continúa expandiendo su uso de HubSpot, explorando nuevas formas de aprovechar la inteligencia artificial y las capacidades de automatización para mejorar tanto la experiencia del cliente como la eficiencia operativa. Con una base sólida de datos centralizados y procesos optimizados, la empresa está bien posicionada para seguir creciendo en el competitivo mercado de seguros médicos.
La transformación que ha experimentado Sofía con HubSpot y CocoFact demuestra que la unificación de datos, equipos y herramientas no es solo un objetivo técnico, sino una estrategia fundamental para el crecimiento sostenible en el sector de la salud.