El desafío: datos desconectados y procesos fragmentados
Al inicio, Finkargo enfrentaba importantes desafíos operativos con datos desconectados y procesos fragmentados.
"Muchos de nuestros datos estaban desconectados. Somos una plataforma de servicios financieros, y todo lo que pasaba en la plataforma no reflejaba la realidad de lo que pasaba en el proceso comercial", explica Daniel Cardona, Head of Marketing de Finkargo.
El crecimiento de la empresa se basaba principalmente en ventas, con un CRM enfocado en las necesidades del equipo comercial, sin considerar el customer journey completo. Los leads que entraban por la página web llegaban a Slack pero no necesariamente al CRM, y los contactos en frío no se integraban correctamente en el embudo.
Antes de HubSpot, la empresa utilizaba principalmente Excel para gestionar sus operaciones, limitando su capacidad para hacer un seguimiento eficaz y optimizar el proceso de ventas.
La solución: implementación estratégica de HubSpot
Reconociendo la necesidad de cambio, Finkargo implementó HubSpot como plataforma central mediante un enfoque colaborativo. "Esto nunca puede ser el trabajo de una sola persona a menos que el cargo de esa persona se dedique a hacer CRM Operations", señala el Head of Marketing.
La estrategia se centró en tres áreas clave:
- Identificación de stakeholders y fuentes de datos: Se identificaron los puntos de recolección de información, métodos de organización y formas de utilización.
- Enfoque cross-funcional: "Lo que nos funcionó fue entender muy bien que esto era un tema cross funcional y que tenía que haber una sola fuente de la verdad dentro del sistema".
- Modelo ROE (Recolección, Organización, Explotación): Se desarrolló un sistema estructurado para recolectar datos, organizarlos eficientemente y explotarlos para obtener insights valiosos.
La implementación de Operations Hub resultó particularmente transformadora, descrita como "meterle nitro al Ferrari", permitiendo estandarizar la limpieza de datos y ahorrar semanas en validación y corrección.
Resultados: eficiencia, precisión y crecimiento
Optimización del ciclo de ventas
La reducción del ciclo de ventas de 111 a 49 días representa uno de los logros más notables. Esta mejora se debe a la capacidad de HubSpot para unificar datos y proporcionar una visión clara del proceso. "Lo que no se mide no se puede mejorar. Lo primero fue identificar cuál es el tiempo de vida o el ciclo comercial que teníamos", explica el Daniel Cardona.
La plataforma alineó a todos los departamentos: "Si le preguntabas a ventas, tenían una respuesta. Si le preguntabas a marketing, tenían una respuesta. Si le preguntabas a producto, tenían otra respuesta. Los datos te permiten unificar una misma historia".
Contactabilidad inmediata
El tiempo de contactabilidad de leads se redujo drásticamente de 24 horas a solo 15 minutos mediante la implementación de flujos de trabajo automatizados e integración con herramientas de comunicación. "Antes teníamos que esperar a que el SDR revisara los nuevos leads, desplegara una conversación y agendara una llamada. Ese proceso lo redujimos a 15 minutos".
Conversión superior al estándar
Finkargo mantiene una tasa de conversión de lead a SQL del 24% en una industria donde la media está por debajo del 10%, con un 50% de pitch meetings convertidos en cupos aprobados y más del 74% en operaciones.
Marketing con ROI medible
La integración de datos de campañas digitales permite cuantificar con precisión el retorno de inversión: "Yo sé que mi máquina de Paid le meto $45,000-$50,000 incluyendo gastos operacionales y me devuelve $1,200,000. La historia se cuenta sola".
La empresa ha generado más de USD 30 millones en giros al exterior con clientes completamente trazables, identificando cada elemento de la campaña que generó resultados.
Transformación cultural y operativa
La implementación no solo mejoró procesos, sino que impulsó un cambio cultural. "En Latinoamérica el reto es cultural. Una herramienta debe ayudarte a hacer más cosas de las que te gustan en tu trabajo o a hacerlo más fácil".
La resistencia inicial al cambio se manejó identificando "champions" dentro de los equipos y desarrollando una narrativa clara sobre los beneficios. "Somos una empresa de tecnología que tiene que utilizar tecnología para mejorar los procesos de comercio exterior, sin embargo, nuestros procesos internos también eran muy manuales".
Colaboración basada en datos
HubSpot transformó la interacción entre marketing y ventas al cambiar la naturaleza de las conversaciones. "Hay dos maneras de generar discusiones en una compañía: subjetivas y objetivas. Todo lo que es subjetivo es de opinión. Todo lo que tú no puedas mostrar un dato detrás, pues es opinión".
Con la plataforma, las discusiones se basan en datos concretos: "Ya la conversación de que marketing no entrega leads, pues no me digas eso, porque ya tengo los números detrás de lo que está pasando". Esto ha permitido interacciones más productivas y una mejor alineación estratégica.
Aprovechamiento estratégico de cada Hub
Marketing Hub
La plataforma permite conectar fuentes de anuncios y gestionar campañas completas: "Eso es un golazo porque me permite entender cuál es el impacto que estoy teniendo en el pipeline sobre qué campañas específicas".
La personalización ha sido clave para mejorar resultados: "Cuando utilizas personalización, se nos incrementa el conversion rate en un 15% de una fase a la otra".
Sales Hub
Las secuencias han resultado fundamentales para el equipo comercial. "A los vendedores que más han utilizado la herramienta, el tema de secuencias es increíble. No porque sea más fácil enviar 10,000 correos automatizados, sino para dar seguimiento estructurado después de una reunión comercial".
Las funcionalidades satisfacen diferentes necesidades según el rol: al manager le interesan los dashboards, al team leader las secuencias y calificación de contactos, y al representante individual cómo mejorar sus secuencias de seguimiento.
Operations Hub
Este hub ha sido crucial para la estrategia de datos, funcionando como "alguien que te explique cómo está la salud de tus datos". Las alertas automáticas, validación de correos y visualización de conexiones entre contactos, empresas y negocios han mejorado significativamente la calidad de información.
"Pagamos el módulo de ops y al pagarlo pudimos conectar nuestra base de datos con HubSpot para así tener un modelo de lead scoring mucho más informado", lo que mejoró la calificación y priorización de prospectos.
Innovación continua
Finkargo continúa explorando nuevas formas de aprovechar HubSpot, incluyendo integraciones con inteligencia artificial. Los experimentos con personalización de contenido, landing pages dinámicas y enriquecimiento de datos muestran su enfoque hacia la mejora continua.
"Si no estás haciendo experimentos, si no estás aprendiendo, pues no estás tomando decisiones. Y si no estás tomando decisiones, no estás creciendo tu negocio".
Claves para una implementación exitosa
Para empresas que consideran implementar HubSpot, el equipo de Finkargo enfatiza la importancia del liderazgo y una visión clara: "Tiene que venir del liderazgo. El CRM no es solamente una herramienta de explotación de información, es un sistema que junta partes que van a contar una historia. ¿Cuál es la historia que quieres que cuente?".
Se recomienda un enfoque de ingeniería inversa: definir qué información se necesita visualizar, por qué es importante y qué impide tenerla actualmente. También resulta esencial contar con un propietario interno del sistema y acuerdos claros entre áreas.
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