El desafío: datos desconectados y procesos fragmentados
Al inicio, Finkargo enfrentaba importantes desafíos operativos con datos desconectados y procesos fragmentados.
"Muchos de nuestros datos estaban desconectados. Somos una plataforma de servicios financieros, y todo lo que pasaba en la plataforma no reflejaba la realidad de lo que pasaba en el proceso comercial", explica Daniel Cardona, Head of Marketing de Finkargo.
El crecimiento de la empresa se basaba principalmente en ventas, con un CRM enfocado en las necesidades del equipo comercial, sin considerar el customer journey completo. Los leads que entraban por la página web llegaban a Slack pero no necesariamente al CRM, y los contactos en frío no se integraban correctamente en el embudo.
Antes de HubSpot, la empresa utilizaba principalmente Excel para gestionar sus operaciones, limitando su capacidad para hacer un seguimiento eficaz y optimizar el proceso de ventas.
Los principales desafíos incluían:
- Tiempos de respuesta críticos: Los leads podían esperar meses para recibir el primer contacto.
- Procesos manuales ineficientes: Los equipos dedicaban hasta el 75% de su tiempo a tareas administrativas repetitivas.
- Falta de visibilidad: No existía trazabilidad de los procesos ni métricas en tiempo real.
- Equipos trabajando en silos: Cada departamento manejaba sus propios sistemas y datos.
- Oportunidades perdidas: Sin un sistema centralizado, se perdían oportunidades de negocio y referidos.
La empresa necesitaba una transformación integral que fuera más allá del marketing y ventas tradicionales, abarcando todos los procesos críticos del negocio.
HubSpot como plataforma integral de negocio
Desarrollo de productos financieros sin desarrollo tradicional
En lugar de seguir el camino tradicional de desarrollo de software, Finkargo decidió usar HubSpot como plataforma para crear un producto financiero completamente nuevo: préstamos locales para el pago de impuestos.
Este enfoque innovador permitió:
- Prototipado rápido: Lanzar un MVP sin involucrar al equipo de desarrollo.
- Integración de múltiples equipos: Conectar departamentos que tradicionalmente no usaban CRM.
- Control de procesos: Establecer flujos de trabajo con permisos específicos por área.
- Trazabilidad completa: Documentar cada paso del proceso financiero.
El flujo desarrollado involucró equipos especializados:
- Equipo de Riesgos (Mesa de Control): Evaluación inicial de viabilidad con propiedades bloqueadas que solo ellos pueden modificar.
- Equipo Legal: Revisión de documentación y cumplimiento normativo.
- Equipo de Cartera: Gestión de vencimientos y proceso de cobro.
- Equipo Comercial: Cierre de operaciones y relación con cliente.
Resultado: En menos de dos años, este producto ha generado 1,8 millones de dólares en nuevos ingresos en menos de un año, operando completamente dentro de HubSpot.
Automatización que transforma la eficiencia operativa
El éxito del primer producto abrió las puertas para automatizar otros procesos críticos. El equipo de cartera identificó una oportunidad significativa: estaban dedicando el 75% de su tiempo a enviar manualmente 300 notificaciones de vencimiento mensuales.
La solución automatizada incluye:
- Notificaciones multicanal: Correos electrónicos y mensajes de WhatsApp automatizados.
- Alertas internas: Integración con Slack para notificaciones en tiempo real.
- Seguimiento completo: Registro de todas las comunicaciones para cumplimiento legal.
- Métricas de efectividad: Tasas de apertura del 70-80% en correos automáticos.
Impacto medible:
- 75% de reducción en tiempo dedicado a notificaciones manuales.
- 5% de reducción en incumplimientos de pago.
- Implementación en 4 semanas versus meses de desarrollo tradicional.
Inteligencia artificial para insights accionables
Finkargo ha sido una de las primeras empresas de la región en implementar el conector de ChatGPT con HubSpot, creando un sistema de reportes interpretativos que va más allá de los dashboards tradicionales.
"Le dimos a ChatGPT un brief completo de nuestro negocio. Le explicamos cómo funcionamos, cuáles son nuestras métricas clave, y después le dijimos que esas métricas se ven traducidas en propiedades específicas que va a encontrar en HubSpot," explica Camilo Figueroa, Revenue Operations Manager en Finkargo.
Este enfoque permite generar análisis personalizados que van desde la identificación de patrones de comportamiento exitosos hasta la creación de calendarios de actividades optimizados.
"Con ChatGPT, hemos logrado reducir nuestros tiempos de análisis de reportes mensuales a semanales, y los análisis ya vienen interpretados, entonces podemos empezar a ver los huecos más rápido," comenta Camilo. Esta capacidad de análisis acelerado ha transformado la velocidad con la que pueden identificar problemas y oportunidades.
Los resultados han sido transformadores. La empresa ha logrado identificar las ventanas de tiempo más efectivas para contactar leads, con la IA analizando patrones históricos. "Sacamos las mejores horas en las que los que se convirtieron en clientes nos contestan llamadas, y con eso hicimos bloques de trabajo para que la contactabilidad suba," detalla Camilo
La implementación también genera alertas automáticas cuando detecta problemas. "Si encontramos que la contactabilidad está baja, la IA puede decirnos 'oye, tus campañas no nos están trayendo leads de calidad' y podemos reaccionar mucho más rápido," explica el equipo, demostrando cómo la tecnología transforma datos en estrategia accionable de manera casi instantánea.
Visibilidad integral del ecosistema
Una ventaja inesperada fue la capacidad de mapear el ecosistema completo de Finkargo, incluyendo no solo clientes directos sino también proveedores y partners.
Esta visibilidad expandida ha permitido:
- Identificación de oportunidades: Nuevos referidos y alianzas estratégicas.
- Mejor comprensión del mercado: Análisis del ecosistema de comercio internacional.
- Desarrollo de estrategias: Campañas dirigidas a diferentes segmentos del ecosistema.
Anteriormente, esta información estaba fragmentada entre los ejecutivos comerciales. Ahora, toda la organización tiene acceso a insights estratégicos que impulsan el crecimiento.
Estrategia de adopción exitosa
Para superar la resistencia al cambio típica en implementaciones de CRM, Finkargo desarrolló una estrategia de adopción gradual:
Enfoque en valor, no en control
La implementación se posicionó como una herramienta para "maximizar el impacto" de cada equipo, no como un sistema de control. Este enfoque ayudó a:
- Reducir resistencia: Los equipos vieron beneficios inmediatos en lugar de restricciones
- Generar adopción orgánica: El éxito en un área motivó a otros equipos a participar
- Crear cultura de datos: Fomentar decisiones basadas en información real
Implementación por fases
- Fase 1: Optimización de procesos de marketing y generación de leads
- Fase 2: Desarrollo de producto financiero como MVP
- Fase 3: Automatización de procesos de cartera y compliance
- Fase 4: Integración completa de equipos comerciales
Mirando hacia el futuro: Revenue Operations
Finkargo está posicionándose como pionero en Revenue Operations en el mercado latinoamericano, evolucionando su uso de HubSpot hacia un modelo donde la plataforma funciona como el sistema nervioso central de todas las operaciones que impactan el revenue. Esta evolución representa no solo una optimización tecnológica, sino una transformación cultural que posiciona a los datos y la automatización inteligente como pilares fundamentales del crecimiento sostenible.
"Queremos ser bastante proactivos en el tema de revenue. Cómo podemos traer más revenue, cómo podemos empezar a identificar los prospectos que cerramos más rápido, cómo podemos manejar mejor el relacionamiento y que el revenue también sea consecuencia de esas mejoras en estas interacciones," comenta Camilo. Esta visión estratégica impulsa la implementación de análisis predictivo para identificar patrones que predicen el éxito en ventas, permitiendo a la empresa anticipar resultados y ajustar estrategias proactivamente.
La empresa está desarrollando capacidades para optimizar procesos de customer success, con planes para mapear y automatizar interacciones post-venta que maximicen la retención e identifiquen oportunidades de crecimiento dentro de la base de clientes existente. "El objetivo es que el CRM sea el cerebro de la operación, que nos centremos en el cliente, entendamos mejor nuestro ecosistema completo y encontremos esas oportunidades de generar revenue," explica Camilo.
Esta integración completa de todas las operaciones críticas en una sola plataforma unificada promete generar sinergias adicionales y eficiencias operativas aún mayores. La empresa está trabajando en conectar todos los procesos que tradicionalmente operaban de manera independiente, desde la adquisición de clientes hasta el servicio post-venta, creando un flujo de datos continuo que alimenta la toma de decisiones estratégicas.
Conclusión
El caso de Finkargo demuestra que HubSpot puede ser mucho más que una herramienta de marketing y ventas. La empresa ha logrado:
- Desarrollar productos financieros completos usando solo HubSpot como plataforma.
- Automatizar procesos críticos que liberan tiempo para actividades estratégicas.
- Implementar IA avanzada para generar insights accionables.
- Integrar equipos multidisciplinarios en una operación cohesiva.
- Generar millones en nuevos ingresos sin ciclos de desarrollo tradicionales.
La transformación de Finkargo ilustra cómo las empresas pueden usar HubSpot como una plataforma integral que va más allá de las aplicaciones tradicionales, convirtiéndose en el sistema nervioso central de operaciones complejas.
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