Sofía es una empresa mexicana de salud y tecnología que ofrece seguros médicos para empresas, individuos y familias. Su misión es mejorar la forma en que las personas cuidan su salud. A través de productos, servicios y experiencias apoyados en la tecnología, busca inspirar a las personas a integrar hábitos de cuidado de la salud en su vida diaria y llevar un estilo de vida más saludable.
Desafíos identificados
Sofía, una destacada empresa mexicana en el sector insurtech y healthtech, se enfrentaba a varios desafíos en la gestión de sus procesos de ventas B2B y gestión de leads. La fragmentación de sus plataformas de trabajo, incluyendo Zapier, Retool, Pipedrive y Backstage, resultó en inconsistencias de información y dificultades en el seguimiento y asignación de leads. Entre los principales problemas se encontraban:
- Paso de leads: Falta de información contextual de los leads entre Marketing y los SDRs.
- Dificultad en el seguimiento de leads: Inexistencia de herramientas para el seguimiento efectivo de leads sin actividad.
- Re-asignación de leads: Complejidad en la visibilidad y reprogramación de citas comerciales sin una estructura integrada.
- Informes y monitoreo: Dependencia de Excel para el monitoreo y análisis, llevando a discrepancias en la información.
Estos problemas afectaban la eficiencia y efectividad de los departamentos de Marketing y Ventas, impactando negativamente en el crecimiento de Sofía.
Solución Ideal: HubSpot y CocoFact
HubSpot y CocoFact, como aliados estratégicos, desempeñaron un papel clave en la transformación de Sofía. Le brindaron una solución integral que incluye los siguientes puntos:
- Mapeo y migración: Se mapeó el proceso B2B actual, se migraron las bases de datos, y se definieron campos y flujos de automatización en HubSpot.
- Alineación de equipos: Los equipos de marketing y ventas fueron alineados para colaborar eficazmente en un CRM unificado.
- Automatización y seguimiento: Implementación del proceso B2B con HubSpot, integrando automatización de secuencias de seguimiento y workflows para la reasignación de demos.
- Integración de herramientas: Se instalaron scripts de seguimiento en herramientas de marketing y se integró WhatsApp para mejorar la comunicación.
- Monitoreo en tiempo real: Se creó un sistema de seguimiento de resultados a través de paneles en HubSpot, con acceso a informes de ventas por equipo y ejecutivo.
Resultados
La implementación de estas soluciones llevó a Sofía a lograr mejoras notables respecto al semestre anterior:
- Incremento de MQLs: El porcentaje de MQL se incrementó en un 63.94%.
- Mejora en demos: Incremento del 80% en la tasa de conversión de MQL a demos agendadas, con un aumento del 25% en demos completadas.
- Cierre de negocios: Las nuevas secuencias de ventas facilitaron el cierre de 192 negocios, con un valor total de 39.3M MXN frente a 7 negocios por 700K MXN en el periodo anterior.
Impacto
HubSpot ha transformado la gestión de leads de Sofía Salud al facilitar la identificación de canales y assets de conversión directamente desde el historial de contactos. Esto mejora las llamadas de calificación y permite a Marketing optimizar anuncios y campañas. Además, la automatización de notificaciones y secuencias de correos asegura un seguimiento constante, ahorrando tiempo al equipo de ventas.
La integración con Google Calendar y el sistema Round Robin de HubSpot reemplaza herramientas anteriores, asignando leads eficientemente según disponibilidad. Toda la información está centralizada y en tiempo real, lo que permite una actualización precisa y reportes confiables, mejorando así el rendimiento general del equipo.
La adopción de HubSpot y la implementación realizada por CocoFact han tenido un impacto significativo en Sofía tanto a corto como a largo plazo:
Corto plazo:
- Eficiencia operacional: La automatización de tareas y la eliminación de herramientas redundantes mejoraron la eficiencia interna.
- Mayor precisión en la información: La centralización de datos y la generación de informes en tiempo real permiten decisiones más informadas.
Largo plazo:
- Crecimiento sostenido: Con procesos optimizados y automatizados, Sofía está mejor equipada para aumentar su volumen de leads.
- Mejora en la experiencia del cliente: Una experiencia más personalizada y eficiente incrementará la satisfacción y lealtad del cliente a largo plazo.
Para el 2024, entre los nuevos desafíos se encuentra la mejora de plantillas para aumentar conversiones vía WhatsApp, la optimización de campañas de generación de leads y la reconexión con leads del pasado que están revisitando el sitio.
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