El desafío: equipos fragmentados y falta de visibilidad
La Universidad Humanitas operaba con ventas, marketing y posventa como áreas separadas, cada una con sus propias herramientas y procesos. El resultado era predecible: esfuerzos duplicados, oportunidades perdidas y una experiencia inconsistente para el estudiante prospecto a lo largo de todo el proceso de admisión.
"Principalmente, las ventas y el marketing estaban separados. Cada quien sumaba esfuerzos a su manera. Y también lo que es la posventa se convertía como en un área aparte", explica Luis Mendoza, Administrador del CRM de la universidad.
Antes de HubSpot, Humanitas usaba un CRM a medida que no tenía capacidades analíticas ni integraciones con otras plataformas. "Antes teníamos un CRM a medida que sumaba todos los esfuerzos, tanto de ventas como de marketing, pero en realidad no analizábamos nada." El registro de actividades era inconsistente y los datos sobre interacciones con estudiantes se perdían, lo que impedía identificar patrones ni mejorar el proceso de admisión con información real.
La solución: unificación estratégica con HubSpot Marketing Hub
Humanitas implementó HubSpot Marketing Hub para conectar ventas, marketing y servicio en una sola plataforma. La unificación eliminó los silos departamentales y creó un recorrido del estudiante trazable desde el primer contacto hasta la posventa.
"Con HubSpot podemos unir los tres sectores, que es las ventas, el marketing y el servicio, para tener un camino más unificado y una mejor conversión", explica Luis. "Al unificar todo, todos trabajamos hacia un mismo fin. Entonces de esa manera nosotros podemos mejorar los procesos e incluso regresarnos para ver qué es lo que está fallando, adaptarnos y mejorarlo para lograr nuestros objetivos."
Personalización y automatización del marketing
En el sector educativo, el momento en que un prospecto recibe información es tan importante como el contenido. Con la automatización de marketing de HubSpot y el código de seguimiento, Humanitas identifica cuándo un lead necesita información y actúa en ese momento preciso con campañas, mensajes o correos electrónicos personalizados.
"Gracias al código de seguimiento de HubSpot y la personalización, y sobre todo la automatización del marketing, podemos nosotros detectar cuándo es exactamente que un lead necesita la información, en qué preciso momento, para poder nosotros abordarlo y enviarle ya sea alguna campaña, algún mensaje, algún correo electrónico, todo de manera personalizada, para que la persona se sienta identificada con nuestro producto o servicio."
Las campañas de email de Marketing Hub son el canal principal de nurturing. Cada comunicación se activa por comportamiento — visitas a páginas específicas, descargas, interacciones previas — lo que aumenta la relevancia del mensaje y la probabilidad de conversión.
Datos accionables y toma de decisiones informada
Los dashboards de analítica de Marketing Hub reemplazaron la toma de decisiones por intuición. Humanitas integró múltiples plataformas en HubSpot para centralizar toda la información relevante en un solo lugar, con visibilidad en tiempo real sobre el rendimiento de cada canal y cada etapa del proceso de admisión.
"Actualmente, con toda la información y dashboards con los que contamos con HubSpot, y además de tener las integraciones de múltiples plataformas en una sola, podemos nosotros tomar una mejor decisión y tener la información al momento", señala el equipo.
El registro completo de actividades fue otro cambio estructural. "Con HubSpot pues ya tenemos toda nuestra información registrada y optimizada para poder tomar una mejor decisión." Ese historial permite análisis retrospectivos, identificación de patrones en el proceso de admisión y mejora continua basada en datos reales.
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Campus Chihuahua
Innovación con inteligencia artificial
Humanitas está implementando agentes de IA para responder las preguntas frecuentes de estudiantes en tiempo real. En el sector educativo, donde los prospectos necesitan información inmediata, la capacidad de respuesta instantánea reduce la fricción en el proceso de admisión y libera al equipo para conversaciones de mayor valor.
"Gracias a la inteligencia artificial, nosotros podemos tener un listado de preguntas frecuentes en la que a los estudiantes podamos nosotros darles la información al momento y de la manera más eficiente posible", explica el equipo.
Facilidad de adopción
HubSpot Marketing Hub fue adoptado por múltiples departamentos sin requerir entrenamiento técnico extensivo. "La verdad es que la plataforma de HubSpot es bastante intuitiva y fácil de usar para todos los equipos. Aunque no seas un experto en lo que es la tecnología, puedes usarla fácilmente. Y además HubSpot te brinda las herramientas para poderlo hacer con HubSpot Academy."
Para una institución con equipos de ventas, marketing y servicio operando en paralelo, esa facilidad de adopción fue determinante para lograr la unificación real de procesos.
Resultados: 10% de aumento en conversión de admisiones
Humanitas aumentó su tasa de conversión en un 10% tras implementar HubSpot Marketing Hub. En el sector educativo mexicano, donde la competencia por estudiantes es alta y el proceso de decisión es largo, un incremento del 10% en conversión representa un número significativo de nuevas inscripciones por ciclo.
La calidad de los datos mejoró de forma estructural. El contraste entre el sistema anterior — donde no se registraban actividades ni se analizaba información — y la situación actual, con toda la información centralizada y dashboards en tiempo real, cambió la forma en que el equipo de admisiones toma decisiones y optimiza sus procesos.
Humanitas trabaja con sesiones estratégicas de optimización continua para identificar nuevas oportunidades dentro de Marketing Hub y asegurar que cada funcionalidad esté alineada con los objetivos de admisión de cada ciclo.
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