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CRM para contabilidad: ventajas y cómo debes elegir uno

Un software CRM para contabilidad es una plataforma que ayuda a contadores, responsables de gestión de impuestos y asesorías contables a administrar tanto los datos como las relaciones con los clientes. Además, optimiza el flujo de trabajo de las prácticas contables para que se mantengan al día y no pasen por alto los pequeños detalles.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un CRM en la gestión contable?

Entre las ventajas de implementar un sistema CRM contable destacan las siguientes:

1. Gestión de clientes

Los clientes hoy en día exigen comodidad; quieren sentirse valorados y priorizados. En una empresa ocupada con muchas otras funciones, esta puede ser una tarea difícil.

Una herramienta de CRM te permitirá gestionar tu base de clientes de manera más fácil y segura. Desde una misma solución centralizada podrás:

  • Enviar correos electrónicos basados en plantillas personalizables, para agilizar la comunicación relacionada con temas contables.

  • Programar correos y hacer envíos masivos para informar sobre asuntos prioritarios, aumentando la productividad.

De esta manera, además de mejorar la experiencia del cliente, optimizar el flujo de trabajo y facilitar el accionar de un equipo contable.

2. Campañas de marketing, ventas y generación de leads

Un CRM en la gestión contable permite no solo agilizar los procesos del departamento, también funcionan para elaborar campañas de marketing, generación de leads y ejecutar iniciativas de retención de clientes.

De hecho, según McKinsey, la venta cruzada o "cross-selling" tiende aumentar el ratio de ventas aproximadamente en un 20% y las ganancias en un 30%, siendo los Customer Relationship Management los agilizadores del proceso de venta con un esfuerzo mínimo por parte de los contadores.

En este sentido, da la posibilidad de:

  • Identificar segmentos de marketing en los que se pueden hacer esfuerzos de ventas de otros servicios a clientes existentes. Por ejemplo, las firmas de contabilidad pueden usar el sistema CRM para registrar qué clientes compraron qué servicio.

  • Verificar a los clientes a los que aún no se les ha contactado o vendido y crear una campaña que se centre en una propuesta de valor adaptada a ellos en particular.

  • Promover el fortalecimiento de las relaciones con los clientes existentes al convertirlos en socios de confianza, lo que se traduce en mayores ventas repetitivas y una mayor atracción de potenciales clientes.

3. Construcción de marca y presencia digital

Los sistemas de CRM contable crean perfiles de los clientes y administrar todos sus detalles para brindar acceso instantáneo a información importante sobre su comportamiento. Esto no solo es más conveniente para los contadores, sino que los clientes también se benefician de un servicio más atento, esto gracias a que:

  • Promueven una construcción de marca y presencia digital robusta ofreciendo un servicio de calidad orientado a promover prácticas contables efectivas y ofrecer una experiencia de calidad.

  • Con una visión holística de cada cliente y la información recopilada sobre ellos desde su contacto inicial con la empresa, los contadores se mantienen en contacto con ellos para evaluar continuamente su nivel de satisfacción y realizar cambios en función de sus necesidades. Todo desde una vía electrónica.

  • Consolidan fuertes relaciones dirigiéndose siempre a los clientes de manera directa y tomando nota de sus intereses, noticias familiares y otros detalles, todos los cuales se almacenan en el CRM, que funcionan para generar lealtad a la marca.

4. Informes y analítica de negocio

Una de las ventajas clave de un CRM para contadores es la cantidad de datos críticos que genera para la elaboración de informes de servicios contables más completos y, a su vez, cuentan con las herramientas necesarias de analítica de negocio para aprovecharlos al máximo y mejorar la toma de decisiones.

Entre los factores más relevantes que estudian, encontramos:

  • Tasas de retención y fidelización de clientes, que son un fuerte indicador del éxito empresarial. De hecho, incluso un ligero aumento en las tasas de retención puede conducir a un aumento de las ganancias.

  • Automatización de la facturación electrónica y la atención al cliente para garantizar que siempre se sientan priorizados y valorados.

Sin una herramienta de CRM, las empresas corren el riesgo de perder clientes por razones reparables, lo que significa que deben invertir más tiempo y esfuerzo para obtener nuevos clientes constantemente.

testimonio de  Siigo sobre HubSpot

¿Cuáles son las características más importantes de un CRM para la contabilidad?

Entre las características que definen un buen CRM para contabilidad encontramos:

Integraciones y agilización de procesos de negocio

El CRM de HubSpot cuenta con funcionalidades clave para la gestión contable digital, a la vez que es capaz de integrarse con otros programas de contabilidad.

En definitiva, pueden ser usadas las integraciones de HubSpot para transferir datos entre el CRM y otras aplicaciones. Por ejemplo, es posible aplicar los datos del registro de operaciones del CRM contable para crear una factura en un software contable como QuickBooks Online o Xero.

Las integraciones agilizarán los procesos de negocio y eliminan la posibilidad de errores humanos. De esta forma, en lugar de transferir manualmente los datos a las hojas de cálculo, o comprobar dos veces las facturas, podrás centrarte en tareas más prioritarias.

Otro punto importante es que las integraciones hacen al CRM un software de gestión mucho más completo, asemejándose a herramientas de administración general, como un sistema ERP, por ejemplo.

El CRM de HubSpot es gratis para siempre. Gestiona hasta 1.000.000 de contactos y usuarios, y aprovecha el almacenamiento gratuito, sin fecha de vencimiento.

Gestión de las comunicaciones de ventas

Un sistema CRM contable como HubSpot es ideal para convertir clientes potenciales, generar campañas para recordarles cuándo deben presentar impuestos y agendar llamadas de reportes.

Esto gracias a la aplicación de múltiples herramientas digitales en una única plataforma:

  • Software de comunicación empresarial: lleva una comunicación efectiva e interactúa con tus leads y clientes desde una interfaz centralizada donde también podrás aplicar herramientas efectivas para optimizar la comunicación interna entre equipos de ventas, marketing y atención al cliente.

  • Documentos compartidos para equipos de ventas: podrás crear una biblioteca única para todos tus documentos de venta que sea accesible para todo el equipo de trabajo donde recibirás una notificación sobre cuándo un prospecto abre un documento y así, identificar cuáles son aquellos que te ayudan a cerrar más tratos.

  • Agendar citas y reuniones: agiliza la programación de citas de forma automática y evita el intercambio interminable de correos electrónicos, mientras que mantienes tu calendario en orden y actualizado.

Ejecución de campañas de marketing

Un CRM contable también es una solución ideal para la ejecución efectiva de campañas de marketing, tanto en pequeñas y medianas empresas como en corporaciones, gracias a funciones como:

  • Software de email marketing: crea campañas de email marketing —no necesitas tener conocimientos informáticos ni de diseño web—, personaliza los emails para mejorar las tasas de click through y aplica el A/B testing y analíticas para maximizar el impacto de la estrategia.

  • Creación de formularios: elabora formularios en línea personalizados e inteligentes que se conecten con tu base de datos de clientes y contactos para mejorar la información que tienes sobre tus leads.

  • Haz una landing page atractiva: HubSpot facilita la elaboración de landing pages profesionales con contenido personalizable para cada visitante y te da la posibilidad de analizar, probar y optimizar el rendimiento de la página destino.

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Servicio y experiencia del cliente

Ninguna estrategia de ventas y marketing sería efectiva sin un buen servicio orientado a mejorar la experiencia del cliente, por lo que un CRM contable también ofrece:

  • Help Desk: ideal para registrar, organizar y monitorear los problemas de los clientes y establecer prioridades entre las solicitudes para la resolución de inconvenientes críticos de forma más rápida.

  • Sistema de tickets: haz un seguimiento de las solicitudes del servicio de asistencia a través de una única bandeja de entrada compartida. Con esto, mejorarás la organización en tu equipo de trabajo, priorizar los requerimientos entrantes y mejorar la gestión para ofrecer una atención más eficaz.

  • Creador de chatbot: podrás crear tú mismo chatbots a la medida para mantener conversaciones a gran escala y brindar atención al cliente en tiempo real de forma oportuna.

¿Cómo elegir un CRM para contadores o contables?

A medida que comiences a explorar las opciones del CRM para tu despacho contable, asegúrate de tener en cuenta las siguientes características.

Usabilidad y curva de aprendizaje

Es necesario evaluar la interfaz de un CRM de este tipo, considerando que el usuario final será un contador y, en consecuencia, probablemente no sea experto en programación, desarrollo de software y áreas afines.

Un buen CRM para contadores es intuitivo y tiene una rápida curva de aprendizaje, que permite el máximo aprovechamiento de la herramienta desde los primeros días de uso.

Para validar este punto, puedes solicitar demostraciones a tu proveedor, que permitan evaluar la practicidad en el uso del software.

Herramientas de marketing + ventas + servicios combinados

Un buen CRM para contadores es aquel que tiene la capacidad de cubrir el proceso comercial de extremo a extremo. Esto genera un mayor impacto en la dinámica del negocio y favorece el retorno de inversión en tecnología.

Para que esto sea posible, el CRM debe incluir tanto funciones de marketing y atracción de prospectos como de cierre de ventas. También es importante que cuente con módulos para servicio post venta, comunicación y otras áreas claves.

Seguridad y respaldo

La certificación del proveedor de nube del CRM es uno de los principales elementos de seguridad que deben valorarse.

También es importante incluir un software con protección de aplicaciones, a través de cortafuegos o firewalls y separación lógica de instancias, entre otras herramientas.

Base de conocimientos y atención al cliente

Las bases de conocimiento son centros de ayuda e información, que almacenan documentos y textos que pueden resultar de ayuda.

Un buen CRM contable tiene una base de conocimiento propia, en la cual incluye toda la información necesaria para que el cliente pueda resolver sus dudas críticas.