Información aislada sobre patrocinadores
Como la primera universidad históricamente para estudiantes afroamericanos del país, la universidad de Howard atrae a muchas empresas patrocinadoras. Y quizás ninguna otra universidad atrae más interés de los patrocinadores que la escuela de negocios de Howard.
Antes de HubSpot, la escuela no tenía un CRM ni ningún tipo de base de datos centralizada. En su lugar, utilizaban hojas de cálculo y bases de datos individuales para gestionar a los socios corporativos.
La Dra. Yuvay Ferguson, vicedecana de impacto y compromiso de la escuela de negocios de la universidad de Howard, explica:
"A las empresas les entusiasmaba colaborar con la escuela de negocios, pero no les resultaba nada fácil. Sin un proceso formal, no había consistencia en la forma en que las empresas podían trabajar con la escuela".
Falta de un mecanismo de interacción
Uno de los problemas era la falta de una ruta clara para interactuar con la escuela, ya sea que el posible patrocinador quisiera apoyar un evento, otorgar una beca, hacer una donación o reclutar estudiantes de la universidad de Howard.
Muchas veces, los posibles patrocinadores preguntaban a los miembros de la facultad sobre las oportunidades de participación, pero ellos no tenían la respuesta, por lo que las consultas pasaban de un lugar a otro.
"Estas preguntas eran a veces un asunto que nadie quería abordar", dice la Dra. Ferguson. "Se pasaban a la siguiente persona".
Era inevitable que algunas de estas consultas se perdieran sin un proceso claro.
Desconexión entre departamentos
Cuando los patrocinadores interactuaban activamente con un área de la escuela, su participación no siempre era evidente para otras áreas, lo que hacía que se sintieran desconectados.
"Una empresa puede patrocinar algo en el departamento financiero y al mismo tiempo hablar con nuestro departamento ejecutivo de formación sobre oportunidades de desarrollo profesional", explica la Dra. Ferguson. "Ningún departamento estaría al tanto de la conversación con el otro".
Gestión con hojas de cálculo
En el centro de estos problemas estaba el proceso manual y descentralizado de la escuela de negocios para gestionar a sus empresas patrocinadoras.
Cada jefe de área e incluso algunos docentes tenían su propio sistema de seguimiento de los patrocinadores, normalmente mediante hojas de cálculo.
Como resultado, la comunicación con los patrocinadores era también incoherente al no seguir una estrategia global.
Consolidación en la plataforma CRM de HubSpot
Por casualidad, el vicepresidente senior de desarrollo de empresas de HubSpot era un antiguo alumno de la universidad de Howard, y les presentó a la Dra. Ferguson y su equipo la plataforma CRM de HubSpot.
Después de que la Dra. Ferguson y su equipo vieran las capacidades de la plataforma y lo fácil que es utilizarla, decidieron implementar Marketing Hub y Sales Hub.
"HubSpot es lo suficientemente potente como para tener un impacto real, pero no tan pesado como para que te frustres y lo abandones", afirma la Dra. Ferguson. "Se ubica en el punto medio, algo realmente importante en un espacio como el académico".
Asistencia en la implementación
La Dra. Ferguson estaba encantada con el apoyo que recibió de sus representantes de HubSpot.
"Nuestro representante de ventas, Michael, fue increíble", dice la Dra. Ferguson. "Y Lena, nuestra representante de incorporación, respondió a nuestras preguntas, y si no sabía la respuesta de inmediato, iba y lo averiguaba".
Con la ayuda de estos representantes de HubSpot, la escuela de negocios tomó todas las bases de datos y hojas de cálculo de las partes interesadas relevantes en toda la escuela y las consolidó en la plataforma de HubSpot.
Un punto de entrada
Hoy en día, cuando los posibles patrocinadores expresan su interés en interactuar con la escuela de negocios, el proceso es claro. La escuela creó un formulario en HubSpot para su sitio web en el que los posibles patrocinadores pueden registrarse para asistir a una sesión informativa programada regularmente sobre las oportunidades de participar con la escuela.
"Ahora las empresas saben exactamente cómo ponerse en contacto con nosotros. Tener ese punto central de entrada ha sido increíble para la escuela", dice la Dra. Ferguson.
100.000 dólares recaudados
La escuela también utilizó la plataforma CRM de HubSpot para crear un formulario en su sitio web en el que los posibles patrocinadores corporativos pudieran indicar su interés en establecer relaciones con los estudiantes para futuras oportunidades profesionales. La escuela utilizó los datos recopilados de los formularios para crear grupos de contacto y nutrir esta expresión de interés a través de campañas de correo electrónico.
El programa de patrocinio profesional fue un gran éxito.
"En dos semanas, el programa estaba al máximo de su capacidad. Recaudamos más de 100.000 dólares para el centro de excelencia profesional a través de nuestros patrocinios profesionales entre 2021 y 2022", afirma LaToya.
Registro de contactos centralizado
Gracias a la plataforma de HubSpot, la escuela ahora tiene un registro de contactos central que incluye todos los comunicados con los posibles patrocinadores, independientemente de qué parte interesada mantenga la conversación.
"Hoy en día, tenemos información precisa y completa que está centralizada y disponible para cualquier persona autorizada", dice la Dra. Ferguson. "Si alguna vez nos preguntamos: '¿Quién hablaba con la empresa XYZ?', podemos simplemente buscar en HubSpot y averiguarlo".
Nueva interacción con los contactos
Al tener todos los contactos gestionados de forma centralizada en una plataforma, la escuela es mucho más eficiente en su labor de interacción, lo que ayuda a reanudar la relación con los contactos inactivos.
Por ejemplo, una empresa colaboró en el pasado con la escuela en actividades de desarrollo profesional, pero tuvo problemas para utilizar los procesos de la escuela y, en consecuencia, perdió su interés. Cuando las empresas empezaron a recibir comunicaciones periódicas de la escuela, sintieron la motivación de volver a participar.
"Les impresionó tanto la cantidad de contactos que recibían de nosotros que pidieron una reunión", dice la Dra. Ferguson. "Ahora, estas empresas han vuelto a interesarse por nosotros y están encantadas de incorporarse como socios corporativos de la escuela de negocios de la universidad de Howard gracias a nuestra nueva estrategia de comunicación".
Ahorro de tiempo con plantillas y workflows
Los workflows y plantillas de Marketing Hub hacen que sea fácil para la escuela enviar comunicaciones a los patrocinadores de manera consistente.
"Los workflows y las plantillas nos ahorran mucho tiempo", afirma LaToya Turner, coordinadora de programas del centro para la excelencia profesional de la escuela de negocios de la universidad de Howard. "También es fácil clonar correos electrónicos existentes, cambiar algunas cosas y luego configurar nuevos workflows, en lugar de empezar de cero cada vez".
Por ejemplo, LaToya utilizó las comunicaciones por email para invitar a 120 patrocinadores actuales de la escuela de negocios a inscribirse en una feria de empleo. A diferencia de años anteriores, todos los patrocinadores se inscribieron antes de la fecha límite, lo que evitó el caos de última hora.
Integración con Outlook
A la Dra. Ferguson y a LaToya también les encanta la integración con Outlook de HubSpot. Con esta integración, pueden añadir o actualizar fácilmente información de contacto en el registro de contactos del CRM, todo desde su correo electrónico.
También pueden registrar los mensajes enviados desde Outlook en la plataforma de HubSpot con un solo clic, así como realizar un seguimiento en tiempo real de las aperturas de los correos y los clics recibidos.
"Recibimos un gran número de emails diarios de empresas que quieren interactuar con nuestra escuela", dice LaToya. "Es un gran ahorro de tiempo poder añadirlos como contactos en HubSpot con la extensión de Outlook".
HubSpot en el aula
Como una prueba más de la confianza que la escuela de negocios tiene en la plataforma CRM de HubSpot, muchos miembros de la facultad la utilizan como herramienta de enseñanza en el aula.
"Varias clases de marketing proporcionan a nuestros estudiantes una certificación de HubSpot", dice la Dra. Ferguson. "Y HubSpot Academy también se utiliza como recurso en múltiples clases".
De hecho, HubSpot es un estrecho colaborador de la escuela de negocios de la universidad de Howard.
"HubSpot participa activamente en nuestra clase de 'marketing para startups', entre otros aspectos", dice LaToya. "Es una relación integral que ha sido un verdadero éxito para todos".
Fuerte interacción con las empresas
Con la plataforma CRM de HubSpot, la escuela de negocios de la universidad de Howard interactúa con patrocinadores corporativos como nunca antes y, como resultado, establece relaciones más sólidas.
De hecho, la colaboración con HubSpot ha sido tan exitosa que la Dra. Ferguson predice que otras escuelas de la universidad de Howard la imitarán.
Así lo explica:
"La escuela de negocios tiende a liderar a nuestras otras escuelas cuando se trata de participación corporativa, así que espero que nos convirtamos en un modelo a seguir. Y, de hecho, ya vemos interés en conocer el sistema por parte de otras escuelas y departamentos de nuestro campus".
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