Inmigración al Día tiene como misión transformar la vida de los inmigrantes en Estados Unidos, ayudándolos a construir un nuevo futuro. Desde 2014, ha apoyado a miles de hispanos. Cuenta con 16 abogados de inmigración experimentados, más de 24,000 historias de éxito y 800 colaboradores comprometidos con cada caso.
Con el objetivo de legalizar sueños y transformar vidas, ofrece una amplia gama de servicios legales como asilo afirmativo y defensivo, peticiones familiares, representación en cortes, entre otros.
Hora de cambiar el juego con HubSpot
La compañía enfrentaba varios desafíos en la gestión de sus ventas y atención al cliente, lo que dificultaba su crecimiento y eficiencia. Con una estructura manual basada en hojas de cálculo y procesos desarticulados, necesitaban urgentemente una plataforma que centralizara sus datos y optimizara sus operaciones.
Fue en este contexto que el equipo de Inmigración al Día, encontró en HubSpot la solución para superar sus retos operativos y mejorar la rentabilidad.
“Antes de HubSpot, gestionar las ventas y postventa era un caos. No teníamos visibilidad sobre el ciclo de ventas ni control sobre los datos de los clientes. Esto afectaba tanto la conversión como la atención al cliente”, explica Carlos Eduardo Villamil, Coordinador Soporte Funcional CRM.
Desafíos clave
La falta de un sistema CRM centralizado
A medida que Inmigración al Día crecía, enfrentó un desafío: la falta de visibilidad y control en el ciclo de ventas y postventa. Sin un CRM, la gestión manual de la información de clientes dispersaba datos y dificultaba la coordinación entre equipos.
Esta situación afectaba la capacidad de captar y retener clientes, limitando el crecimiento. La ausencia de un sistema centralizado impedía decisiones informadas en tiempo real, retrasando el servicio y perdiendo oportunidades.
“Los equipos de marketing y ventas no estaban alineados. Trabajaban de manera independiente, lo que duplicaba tareas e impactaba nuestra capacidad para captar y retener clientes”, comenta Villamil.
Falta de coordinación y automatización en ventas y marketing
El equipo de Inmigración al Día carecía de una estructura clara para gestionar sus procesos de marketing y ventas. Las campañas carecían de segmentación adecuada, y el equipo de ventas no seguía un proceso organizado para gestionar prospectos. La falta de visibilidad en el pipeline complicaba identificar etapas del ciclo de ventas, resultando en estrategias ineficaces y baja conversión.
Los altos costos operativos se debían a una falta de automatización, que duplicaba esfuerzos entre los equipos de ventas y marketing, desperdiciando tiempo y recursos. Asimismo, la adquisición de clientes era costosa, ya que las campañas no atraían prospectos calificados.
La búsqueda de una solución
Con estos retos en mente, Inmigración al Día comenzó a buscar una herramienta que les permitiera centralizar y automatizar sus procesos. Evaluaron diversas soluciones como Salesforce, Zoho, Microsoft Dynamics 365 y Pipedrive, pero finalmente se decidieron por HubSpot.
El principal catalizador para elegir esta plataforma fue la necesidad de mejorar la eficiencia operativa, reducir la duplicación de esfuerzos y optimizar la conversión de oportunidades en clientes.
HubSpot ofrecía las herramientas que Inmigración al Día necesitaba para gestionar el pipeline de ventas, automatizar tareas, integrar marketing y ventas, y, sobre todo, tener una visibilidad completa sobre el ciclo comercial. El factor determinante en la elección de HubSpot fue su relación costo-beneficio, su facilidad de uso y la autonomía que brindaba a los equipos.
Comenzando con HubSpot: implementación y onboarding
La transición fue sencilla gracias al onboarding realizado por Grows, Partner Solutions de HubSpot. Desde el inicio, Inmigración al Día pudo migrar datos fácilmente y centralizar sus procesos. La interfaz amigable de HubSpot facilitó la adopción rápida por parte de los equipos de ventas y marketing.
Villamil comenta: “El onboarding fue clave para estructurar nuestro pipeline de ventas y automatizar el seguimiento de clientes. Ahora podemos ver en qué etapa del ciclo de ventas se encuentra cada cliente y dar un seguimiento adecuado”. Al integrar con HubSpot todas las herramientas de marketing en una sola plataforma, mejoraron la comunicación y eliminaron esfuerzos duplicados.
Los resultados de la integración con HubSpot
Desde la implementación de HubSpot, Inmigración al Día ha experimentado una transformación significativa en varias áreas clave de su negocio:
- Centralización de la información: Ahora, toda la información de clientes, ventas y marketing se gestiona desde una única plataforma, lo que ha mejorado la visibilidad y el control sobre el pipeline de ventas.
- Automatización de tareas: El equipo ha podido automatizar correos electrónicos, flujos de trabajo y el seguimiento de prospectos, lo que ha incrementado la eficiencia y reducido el trabajo manual.
- Mejora en la conversión de leads: Gracias a la personalización de campañas y al seguimiento automatizado de leads, la tasa de conversión ha mejorado un 30%, sin necesidad de incrementar el presupuesto de anuncios.
- Reducción de costos operativos: La automatización ha permitido reducir la duplicación de esfuerzos y los altos costos de adquisición de clientes. La segmentación adecuada en las campañas de marketing ha generado prospectos más calificados, lo que ha incrementado la rentabilidad.
- Análisis en tiempo real: Los reportes personalizados y dashboards han permitido a los equipos monitorear KPIs en tiempo real, facilitando la toma de decisiones basadas en datos y ajustes rápidos en las estrategias.
“Gracias al seguimiento automatizado y la personalización de campañas, hemos aumentado un 30% la conversión de leads a clientes. La empresa redujo el ciclo de ventas en un 20%, gestionando más oportunidades en menos tiempo. Además, con campañas segmentadas y landing pages personalizadas, incrementamos las solicitudes de asesoría entre un 20% y 30%, sin elevar el presupuesto publicitario”, destaca Villamil.
Impacto en marketing y ventas
La implementación de HubSpot transformó radicalmente los procesos de marketing y ventas de Inmigración al Día. Ahora, los equipos trabajan de manera coordinada, utilizando flujos de trabajo automatizados que nutren prospectos a lo largo del embudo de ventas sin intervención manual constante.
En el Marketing Hub de HubSpot, las herramientas esenciales que potencian las estrategias de Inmigración al Día son:
- Email Marketing: Les ha permitido crear, automatizar y personalizar campañas segmentadas, lo que ha mejorado significativamente la tasa de apertura y conversión.
- Automatización de Marketing: A través de flujos de trabajo automatizados, han optimizado el seguimiento de leads y nutrido prospectos a lo largo del embudo de ventas de manera eficiente, sin intervención manual constante.
- Landing Pages: Estas páginas atractivas y optimizadas han facilitado la conversión de visitantes en leads, contribuyendo al crecimiento de su base de contactos.
Estas herramientas han sido esenciales para mejorar la eficiencia y los resultados de sus campañas de marketing.
“Antes, lanzábamos campañas de marketing con poca segmentación y sin un claro seguimiento de los leads. Con HubSpot, no solo podemos segmentar mejor, sino que también hacemos un seguimiento automatizado y personalizado de cada cliente”, menciona Villamil.
Adicionalmente, desde la implementación de Sales Hub, el equipo de ventas de Inmigración al Día ha logrado resultados sobresalientes. Las notificaciones en tiempo real y los flujos de trabajo automatizados han agilizado el seguimiento de prospectos, reduciendo el ciclo de ventas en un 20%. Esto ha permitido gestionar más oportunidades en menos tiempo y cerrar tratos con mayor eficiencia.
La automatización del seguimiento y la personalización de las interacciones con prospectos han incrementado la conversión de leads a clientes en un 25%. Además, el uso de herramientas de análisis detallado ha capacitado a los líderes del equipo para tomar decisiones informadas, impulsando así el crecimiento de los ingresos.
Mejora en el servicio al cliente
La implementación de Service Hub ha mejorado la experiencia del equipo de atención al cliente de Inmigración al Día. La centralización de solicitudes, la automatización de tareas y el acceso a un historial completo de interacciones han permitido a los agentes brindar un servicio más eficiente y personalizado. Esto ha resultado en una mayor satisfacción del cliente y una reducción en la rotación de clientes.
“Desde la implementación de Service Hub, hemos visto una evolución positiva en nuestros puntajes de CSAT y NPS. El CSAT ha mostrado un aumento gradual, reflejando una mayor satisfacción de los clientes gracias a la rapidez y personalización del servicio”, concluye Villamil.
Además, la integración de herramientas de autoservicio y encuestas de satisfacción ha optimizado la atención al cliente, lo que ha reducido el número de tickets repetitivos y el tiempo de resolución de problemas.
El crecimiento impulsado por HubSpot
La centralización y automatización de procesos de marketing, ventas y servicio al cliente, con Operations Hub como núcleo, han mejorado la eficiencia operativa, aumentado la conversión de leads y reducido los costos operativos.
Gracias a estas mejoras, Inmigración al Día ha superado los desafíos iniciales que afectaban su crecimiento. Han logrado una visibilidad significativa en el pipeline comercial, personalización de interacciones con clientes, y la toma de decisiones basada en datos. Como resultado, la empresa está mejor posicionada para crecer y ayudar a la comunidad hispana a legalizar su situación migratoria en los Estados Unidos.
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