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El éxito comercial en una historia de abejas
Sebastián Ojeda y Nicolás Kipreos vislumbraron que la demanda en los servicios de última milla crecerían y con ello les haría falta un aliado que fuera estratégico y que además les entregara una excelente experiencia post compra. Esta epifanía y, por supuesto, resultado de un mindset emprendedor e innovador, le dio vida a Beetrack.
Beetrack es una empresa de origen chileno que fue fundada en 2013 y cuenta con casi una década de presencia en el mercado. En la actualidad, se posiciona como líder en trazabilidad logística en América Latina a través del desarrollo de paquetes de software enfocados en la planificación de rutas óptimas, trazabilidad y control de entregas de última milla. Su objetivo es ofrecer una mejor experiencia de envío y entrega a sus clientes.
Esta empresa se enfoca en que con cada envío se reduzca la incertidumbre y se convierta en un momento de felicidad. Por eso han creado soluciones tecnológicas orientadas a ejecutar una operación más eficiente, es decir, facilitar que sus clientes puedan cumplir con sus entregas, abastecer a tiempo sus salas de ventas y así optimizar toda su logística de distribución, desde el momento de despacho hasta el momento de entrega.
Actualmente operan varias «colmenas» en México, Colombia, Perú y Chile. En esos países, los equipos locales se encargan de dar soluciones tecnológicas a más de 850 clientes, integrados por grandes empresas en casi veinte naciones del mundo.
«En Beetrack colaboramos con nuestros clientes como aliados estratégicos con el objetivo de que, además de ayudarlos a tener una operación más eficiente, logren mejorar la experiencia en el cliente final reduciendo la incertidumbre y entregando momentos de felicidad. Nuestro objetivo principal es entregar momentos de felicidad porque sabemos que una entrega es un punto de encuentro y que cada sonrisa es el inicio de grandes cosas. »
DispatchTrack adquirió a Beetrack
A fines de 2021, Beetrack logró uno de los hitos más importantes en su historia luego de que DispatchTrack, empresa líder de software-as-a-service de logística de última milla, adquiriera la compañía fundada por Sebastián Ojeda y Nicolás Kripeos.
Fundada en 2010, DispatchTrack impulsa más de 60 millones de entregas cada año para miles de clientes en todo el mundo, y su plataforma SaaS ha podido simplificar las complejas entregas de última milla y las operaciones logísticas para las principales marcas B2B y B2C y sus socios de entrega.
A partir de esta fusión, la empresa expande sus operaciones en América Latina y fortalece su presencia global, considerando que Beetrack se ha dedicado a potenciar el sector logístico de las industrias más importantes en la región, incluyendo retailers, consumo masivo y empresas de servicios logísticos tercerizados (3PLs).
«Beetrack es muy reconocido por su liderazgo en logística de última milla para el mercado latinoamericano. Con una tecnología increíble y una cartera de clientes que no para de crecer, Beetrack impulsa las entregas para las mejores marcas en toda la región. Esta adquisición representa una expansión masiva y una oportunidad de mercado para DispatchTrack en esta geografía de rápido crecimiento.», dijo Satish Natarajan, cofundador y CEO de DispatchTrack.
«DispatchTrack ha desarrollado la solución de entrega de última milla más impactante y escalable del mercado. Tenemos un enfoque muy afín a los desafíos logísticos de la última milla extremadamente complejos de la actualidad con tecnologías altamente complementarias», dijo Sebastian Ojeda, General Manager de Beetrack. «Estamos orgullosos de unirnos al equipo de DispatchTrack y entusiasmados de ofrecer a los clientes de Beetrack funcionalidades y eficiencias adicionales para que puedan servir mejor a sus clientes».
DispatchTrack y Beetrack han estado trabajando para resolver las complejidades de la última milla para las empresas durante casi 20 años combinados. Ahora, ambas empresas se unen para ofrecer innovación y nuevas eficiencias a las marcas, y una experiencia de delivery superior a sus clientes.
El reto de crear relaciones significativas con cada lead
Al inicio de sus operaciones, Beetrack se concentró por completo en mejorar la calidad del servicio de entrega de sus clientes, pues eran conscientes del impacto positivo que una entrega en tiempo y forma tiene en las personas. Para ello trabajaron en el desarrollo y mejoramiento de su software.
Sin embargo, con el paso del tiempo y observando el crecimiento de su propia operación, pusieron el foco en llegar a más empresas y ayudarlas a ser más eficientes y fidelizar a sus clientes. Para esto, desde el área de marketing buscaron apoyo para sus procesos de recopilación y análisis de información en relación con la búsqueda de los mejores clientes potenciales Gracias a Hubspot, pasaron de planillas y documentos en la nube a procesos bien definidos, flujos e informes, tanto para ventas como para servicio al cliente.
En resumen, al equipo de Beetrack le faltaba una herramienta que analizara lo que estaba pasando con sus clientes, y que a su vez, compartiera esta información con los equipos correspondientes. «Antes de HubSpot, rescatábamos menos información y nos costaba dar visibilidad al equipo. No teníamos una mirada completa de lo que estaba pasando con nuestro equipo interno, y tampoco con nuestros clientes y su ciclo de ventas, desde el primer contacto hasta el cierre.» Felipe Ortiz, Head de Revenue Operations en Beetrack.
En cierto punto comenzaron a utilizar el CRM de Pipedrive, que estaba conectado con un formulario de contacto localizado en la página web de la empresa, para crear leads a través de algunas preguntas básicas.
Para el proceso de atención al cliente, durante algún tiempo se apoyaron en Zendesk, un software especializado en dicha área, pero no les dio los resultados esperados.
Mientras el equipo de atención fue pequeño optaron por crear un grupo de correo compartido; no obstante, cuando las actividades comerciales se incrementaron y se sumaron nuevos colaboradores, experimentaron cierta falta de sincronización en las respuestas, lo que los llevó a buscar nuevas herramientas.
«En un principio no teníamos muchas automatizaciones en los procesos de Marketing y el proceso de ventas lo llevábamos en Google Drive y planillas. Asimismo, como CRM usábamos Pipedrive y creamos un script que leía los deals y los enviaba por correo al equipo comercial.» Felipe Ortiz, Head de Revenue Operations en Beetrack.
HubSpot como una solución
Uno de los problemas que condujo a la compañía a evaluar nuevas herramientas fue la incapacidad para unir todos los canales de adquisición de leads con el CRM, en una sola plataforma. En este sentido, PipeDrive era muy limitado, ya que le faltaban herramientas de marketing e implementación de páginas web. SalesForce, aunque más apto en esta área, no convenció del todo a los especialistas de Beetrack.
La búsqueda continuó; en cierto punto se apoyaron en la recomendación de Vlad Bodi, cofundador de Metabeta, quién señaló a HubSpot como la herramienta más conveniente para superar los desafíos que estaban enfrentando. A la par, mientras realizaban búsquedas en los sitios habituales, encontraron algunas referencias en el portal G2, especializado en software de negocios. En las reseñas pudieron constatar la buena reputación de HubSpot.
Evaluando los factores para una decisión final con HubSpot
«En nuestra colmena cada pequeña acción nos acerca un paso más hacia nuestro propósito», y en el caso específico de la evaluación de HubSpot este paso los condujo a una nueva etapa de crecimiento. De hecho, los equipos de Beetrack comenzaron a probar los módulos de ventas y de marketing.
El propósito de esta etapa fue determinar si con la ayuda de HubSpot serían capaces de desarrollar una visión de 360º en las interacciones con sus clientes en todos los departamentos. Requerían tener una mirada única de la experiencia que ofrecían a los clientes y una perspectiva holística de los datos, con el fin de obtener información unificada, en línea y en tiempo real.
Para Beetrack era primordial organizar el ingreso de leads e implementar procesos más escalables y automatizados para atender todos los requerimientos de sus distintas áreas de negocio, así como controlar las actividades del equipo de ventas para que, a su vez, este pudiera realizar un trabajo más enfocado en el cliente y generar mayor valor para ambas partes.
«Necesitábamos una herramienta que fuera muy completa y a la vez simple de usar para que el onboarding y capacitación del equipo fueran lo más rápidos y simples posible, con el objetivo de que el equipo se enfocara rápidamente en las ventas. HubSpot es una plataforma muy amigable, tanto para el operador como para el usuario.» Felipe Ortiz, Head de Revenue Operations en Beetrack.
Además, también consideraron HubSpot como un aliado formidable gracias al programa de HubSpot for Startups, el cual conocieron a través de Endeavor.
Incorporando las herramientas digitales de HubSpot
Uno de los factores determinantes para optar por HubSpot fue la usabilidad que la plataforma le brindó al equipo de ventas. De hecho, el proceso de implementación en la empresa fue fácil y rápido, debido a que la herramienta es extremadamente intuitiva.
Por lo que respecta a las integraciones, Beetrack contaba con muchas herramientas para trabajar su estrategia digital que van desde Google Calendar hasta Quickbooks y Zoom.
Afortunadamente la empresa pudo integrar todas las herramientas al software de HubSpot, con la ventaja de llevar a cabo una operación centralizada desde una misma plataforma.
Además, el respaldo de HubSpot Academy, que consiste en una base de conocimiento muy amplia, resultó de gran valor para Beetrack al inicio de sus operaciones con la plataforma.
El contenido y los tips de los expertos que encontraron en los cursos del HubSpot Academy les permitió mejorar sus procesos internos de marketing, ventas y atención al cliente en poco tiempo; y, una vez cubiertas estas importantes áreas, fueron capaces de concentrarse aún más en su misión empresarial: facilitar el cumplimiento en tiempo y forma de las entregas de paquetería de sus clientes (empresas), abasteciendo las salas de ventas de manera óptima. O, dicho en palabras de Beetrack, «regalar tiempo a las personas para que puedan ser más felices» Felipe Ortiz, Head de Revenue Operations en Beetrack.
Actualmente cuentan con las herramientas de Sales, Marketing y CMS. Y recientemente adquirieron el módulo de Service de HubSpot con todas sus funcionalidades.
Centralizando la información en una única plataforma
Una vez tomada la decisión de trabajar con HubSpot se desarrolló un esquema para sacar el mejor provecho a cada uno de los hubs de la plataforma de CRM.
Marketing Hub
Actualmente utilizan todas las herramientas disponibles del Marketing Hub, entre las cuales figuran:
- Creador de landing pages
- Módulo de campañas
- Email marketing
«Lo central es la capacidad de vincular todas nuestras acciones a los resultados del negocio, creando dashboards que no solo nos permiten monitorear los resultados de nuestras campañas en cuanto a variables de marketing, sino también entender que estamos trayendo leads de calidad y estos se convierten en crecimiento para Beetrack.» Felipe Ortiz, Head de Revenue Operations en Beetrack.
En cuanto a la estrategia de contenido Inbound, la empresa se ha enfocado en el Recorrido de Compra, cubriendo todas las etapas: Consideración y Decisión. Estas fases dependen en gran medida del blog empresarial, donde se publican artículos educativos enfocados en las necesidades e intereses de los clientes potenciales, con la intención de que descubran a Beetrack y lo reconozcan como un líder en el mercado. Esta estrategia también se complementa con ofertas de contenido como ebooks, webinars e infografías.
«De manera que cuando las empresas necesiten un software de logística que los ayude a reducir costos y mejorar la experiencia de sus clientes finales, nos tengan en su top of mind. Además, complementamos esto con ebooks, webinars e infografías, con el fin de seguir posicionándonos como expertos y líderes de mercado.» Felipe Ortiz, Head de Revenue Operations en Beetrack.
Complementando su estrategia de marketing de contenido, Beetrack ha optimizado los anuncios en su estrategia de contenido gracias al uso de audiencias «look-alike», aumentando así su alcance potencial. Además, la integración de Google Ads ha permitido incrementar el tráfico según intención de búsqueda para ampliar el proceso de adquisición de clientes.
A partir de estas audiencias generadas por medio de la plataforma, el proceso de conversión tiene más probabilidades de éxito. No obstante, dada la naturaleza de la oferta de Beetrack (Software as a Service por suscripción B2B), este proceso es más complejo. Esto se debe a que, además de la captación, Beetrack cuenta con formularios para Marketing Qualified Leads. Estos pasan directamente al equipo de ventas para ser validados como Sales Qualified Lead.
«Además, gracias a la integración de HubSpot con las distintas plataformas de campañas, podemos devolver la información de conversiones en distintas etapas del pipeline para calificar mejor.» Felipe Ortiz, Head de Revenue Operations en Beetrack.
CMS Hub
Con ayuda del CMS Hub, Beetrack ha agilizado la creación de landing pages. Este importantísimo elemento de cualquier campaña puede ser personalizado en la plataforma para mejorar el engagement de los clientes potenciales.
«Para el equipo de desarrolladores ha sido una gran experiencia, ya que nos permite fácilmente trabajar los códigos en una plataforma intuitiva; eso sumado a la gran cantidad de documentación de los módulos y acciones que puedes hacer en el CMS, ha sido una gran combinación para generar páginas atractivas para nuestros clientes. Además hay una gran comunidad para resolver dudas y problemas.» Felipe Ortiz, Head de Revenue Operations en Beetrack.
Por lo que respecta a los equipos de marketing, el CMS permite conectar tanto el CRM con la página web empresarial como las diferentes landing pages personalizadas por los desarrolladores. Mediante esta conexión crean más y mejores audiencias para las campañas, aportando más claridad y efectividad a los negocios a lo largo del pipeline.
Los informes y los tableros son otras de las funcionalidades que Beetrack ha aprovechado de manera excepcional. Han creado dashboards de seguimiento de los tratos de principio a fin: desde que se convierten en visita hasta que cierran el negocio.
«Informáticamente hablando, la ventaja de Hubspot es que cuenta con workflows que nos permiten reducir la carga de trabajo de nuestros servidores, ya que nos da la opción de delegar el procesamiento de algunos datos al CRM en vez del ERP. De todas maneras, es importante destacar que el mayor beneficio está asociado al área de marketing.» Felipe Ortiz, Head de Revenue Operations en Beetrack.
Tanto el CMS Hub como el Marketing Hub han contribuido en el mejoramiento de los procesos de adquisición. De hecho, uno de los principales beneficios para Beetrack ha sido la posibilidad de crear contenidos personalizados para cada país.
Sales Hub
Estas son algunas de las herramientas de ventas que más utilizan los equipos de Beetrack:
- Sales Pipeline para gestionar procesos y dar seguimiento a los negocios.
- Herramientas de automatización de ventas para crear secuencias, alertas automáticas, seguimiento, notas, asignación a los miembros del equipo y más.
- Gracias a la segmentación a cargo del área de marketing, se han podido desarrollar secuencias de correos electrónicos para una experiencia personalizada.
- Llamadas a través de HubSpot.
- Seguimiento de documentos.
- Reportes y dashboards.
«Todas estas herramientas nos ayudan a gestionar de forma automatizada y ordenada. Por otro lado, al quedar toda la información respaldada, ayuda a compartir la información con las áreas involucradas.» Felipe Ortiz, Head de Revenue Operations en Beetrack.
Con un equipo de 40 profesionales de ventas, la empresa experimentó en un principio un proceso de adopción y adaptación. Sin embargo, han sabido extraer lo mejor de Sales Hub gracias a la usabilidad de la plataforma: «Hoy en día el equipo maneja al revés y al derecho las herramientas de HubSpot».
A partir de la implementación completa de HubSpot, la empresa ha alcanzado un control total de los negocios en sus diferentes etapas. Alcanzando no sólo los objetivos inmediatos, sino adquiriendo el potencial de escalar su operación en los momentos críticos. En resumen, tanto la automatización como el uso de estas herramientas permitió que Beetrack ganara tiempo para generar más valor, «para dedicarnos a vender». De hecho, los procesos automatizados con los que cuentan actualmente van desde envío y tracking de emails hasta los Workflows.
«En términos generales, el CRM de HubSpot nos ha ayudado a eficientar procesos manuales, priorizar actividades, medir en tiempo real y llevar registro de todo. Como resultado, hemos incrementado considerablemente nuestra capacidad para abordar leads.» Felipe Ortiz, Head de Revenue Operations en Beetrack.
Adicionalmente, la empresa ha mejorado su tasa de conversión y ha reducido el ciclo de cierre en un 35%.
También redujeron el costo de adquisición al automatizar los procesos que acabamos de mencionar. Han prolongado así la vida de los clientes en la empresa, a la vez que mejoran su radio de LTV:CAC.
Service Hub
Los equipos de Customer Success, especialmente Onboarding, Soporte y los Account Partners, han aprovechado al máximo el Service Hub, apoyándose en las siguientes herramientas:
Gracias a ellas (entre muchas más), mejoran constantemente sus reportes, asignación, escalabilidad y, por supuesto, la experiencia de los clientes.
«De hecho, este Hub nos ha ayudado muchísimo, de cara al proceso interno y externo de capacitación, como también al seguimiento de consultas. Contamos con un proceso mucho más escalable con el que podemos enfocar y dar prioridad a los diferentes tipos de consultas que tenemos. Incluso, podemos dar un soporte proactivo. Todo esto se ha traducido en una mejora de nuestros índices de satisfacción del cliente.» Felipe Ortiz, Head de Revenue Operations en Beetrack.
En cuanto a resultados, Beetrack ha mejorado su NPS, CSAT y CES, los tickets de respuesta y los tickets de cierre. Entre lo más destacable, se encuentra la reducción del ciclo de cierre de compra, el cual se redujo en 35%. Además, el índice de satisfacción del cliente aumenta cada año gracias a la atención personalizada de esta empresa.
«Esto ha dado como resultado que la cantidad de tratos respecto al periodo previo a la pandemia se haya duplicado con tasas de conversión del 95%.» Felipe Ortiz, Head de Revenue Operations en Beetrack.
Caso de éxito usando HubSpot para su proceso de reclutamiento
Beetrack se ha posicionado fuertemente como marca empleadora y desarrolladora de talento. De hecho, la empresa fue reconocida como una de las mejores para jóvenes profesionales. Parte de este mérito está relacionado con sus impecables procesos de Talent Acquisition y Onboarding. Es por esto que el área de People necesitaba apoyo para evaluó diferentes opciones de software y herramientas; sin embargo, las restricciones que presentaron todos ellos impidieron su implementación en el área. «Probamos muchas opciones para llevar a cabo un proceso más eficiente con los candidatos a Beetrack, pero debido a las limitaciones que tenía cada herramienta y el nivel de detalle al que queríamos llevar nuestro proceso, no logramos instaurar ninguna.» Felipe Ortiz, Head de Revenue Operations en Beetrack
Posteriormente hicieron un reporte sobre esta problemática para analizar y buscar una herramienta que fuera lo suficientemente robusta y amigable para ejecutar las tareas de reclutamiento y selección. A raíz de esto, surgió la idea de ocupar el Service Hub de HubSpot.
«Hoy contamos con un pipeline de Talent Acquisition, donde automatizamos todo el ciclo del candidato, desde su postulación hasta que se convierte en NewBee (nuevos Beetrackers). De esta forma logramos optimizar todo el proceso de selección de talentos. Incluso diferenciamos los procesos dependiendo del área del postulante, por ejemplo, los procesos de ventas de los de desarrollo.» Bernardita Huidobro, CPO en Beetrack
Gracias a Service Hub han llevado a cabo el seguimiento y metas del equipo de recursos humanos en un tablero de adquisición de talento, donde «podemos encontrar reportes útiles para el área y hacer un seguimiento del estado y metas de cada miembro del equipo». Por ejemplo, el número de postulaciones y candidatos por área, duración del proceso, entre otros aspectos.
Por todo esto y más, Beetrack ha logrado posicionarse como una empresa en crecimiento constante, ganando terreno en el mercado, y apostando cada vez por un mayor desarrollo de su oferta y de sus capacidades internas como empresa.
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