¿Qué es un mapa de procesos o diagrama de flujo de trabajo?
Un mapa de procesos o diagrama de flujo de trabajo es una representación visual de los principales flujos de trabajo de una organización. Ilustra los procedimientos de principio a fin con diagramas de flujo para tener una clara referencia visual.
Un mapa de procesos eficaz destaca las funciones y responsabilidades críticas, los sistemas subyacentes, los puntos de decisión y las interdependencias entre actividades y equipos.
Ventajas de utilizar un diagrama de flujo de trabajo
Define funciones y responsabilidades
Una encuesta reciente de Project.co reveló que solo el 36 % del personal de las empresas calificaba la eficacia de la comunicación de su organización como superior a la media o excelente. Sin la claridad adecuada, los flujos de trabajo de tu equipo pueden verse afectados por procedimientos no estructurados e incertidumbre sobre las distintas responsabilidades.
Las plantillas para crear diagramas de flujo de trabajo abordan directamente estos problemas, porque representan visualmente los procedimientos de principio a fin para poder identificar ineficiencias entre equipos. También pueden ayudarte a crear puntos de control para que la coordinación entre el personal sea más fluida.
Identifica ineficiencias en los procesos
Una plantilla para crear diagramas de flujo de trabajo ayuda a detectar aspectos clave, como ineficacias en las estrategias, transferencias de datos inconexas, aprobaciones duplicadas y procedimientos obsoletos. Un mapa de procesos bien diseñado puede guiar tu toma de decisiones, porque permite solucionar ineficacias en la forma de operar de los equipos.
Promueve la optimización continua
Los flujos de trabajo cambian a medida que las empresas mejoran su forma de operar. Una plantilla de mapa de procesos captura los procedimientos más recientes, lo que facilita la detección de nuevos cuellos de botella y la formación de los miembros del equipo. También te permite monitorizar las consecuencias que los cambios en los flujos de trabajo tienen en las métricas clave.
Qué incluir en un mapa de procesos
Un mapa de procesos eficaz requiere un diseño fácil de interpretar que equilibre minuciosidad y claridad.
He aquí algunos componentes clave:
- Columnas organizativas: agrupa los pasos en departamentos, sistemas o roles para definir la propiedad del flujo de trabajo específico.
- Puntos de decisión: ilustra las decisiones críticas o condicionales con formas de diamante.
- Flujos de entrada y de salida: utiliza flechas direccionales para mostrar cómo la información y los documentos entran o salen de los diferentes pasos.
- Líneas de conexión: enlaza secuencias de procesos, bucles y bifurcaciones para aclarar los puntos de integración y las interdependencias.
El objetivo de un flujo de trabajo es elaborar documentación transparente y clara que no incluya demasiados detalles. Al mantener los diseños ordenados, el proceso de revisión es mucho más rápido.
