Top Echelon logra sus ingresos mensuales más altos en 5 años gracias a HubSpot Sales y HubSpot CRM

Top Echelon es una empresa SaaS B2B que ofrece software, herramientas y servicios diseñados para ayudar a los equipos de recursos humanos a optimizar el proceso de contratación. En diciembre de 2015, su presidente, Mark Demaree, tomó la importante decisión de renovar por completo el proceso de ventas de la empresa.

Observó que sus representantes dedicaban el 70% de su tiempo a dejar mensajes de voz que casi nunca obtenían respuesta, y el 30% restante a actualizar un sistema CRM complejo y precario. Mark sabía que este proceso demoraba el crecimiento de la empresa, por lo que en enero de 2016, Top Echelon adoptó un software nuevo y fácil de usar: HubSpot CRM. A partir de este cambio, redujeron las llamadas en frío notablemente, acortaron el ciclo de ventas a la mitad y lograron el mayor aumento de ingresos en 5 años.

70%

Los representantes ahorran un 70% de su tiempo diario

50%

Redujeron su ciclo de ventas a la mitad

5 años

Cerraron el mes con los ingresos más altos en 5 años

Top Echelon Team

Acerca de Top Echelon

Top Echelon es una empresa SaaS B2B que ofrece software, herramientas y servicios diseñados para ayudar a los responsables del proceso de contratación a ahorrar tiempo y mejorar su productividad.

Un proceso manual propenso a errores

Antes de implementar HubSpot CRM, Top Echelon combinaba un CRM personalizado y hojas de cálculo de Google para gestionar su proceso de ventas. La empresa utilizaba un sistema de CRM interno conectado con su sistema de contabilidad para almacenar las cuentas de sus clientes, y administraba sus actividades diarias en una hoja de cálculo de Google. Los representantes apreciaban la flexibilidad de las hojas de Google, pero pronto se dieron cuenta de que este método presentaba dos fallas importantes para gestionar el proceso de ventas completo.

Para Tory Tucker, uno de los mánagers de cuenta del área de ventas con más experiencia de Top Echelon, el problema principal era la facilidad con la que los representantes pasaban por alto muchas oportunidades de venta. "Era muy fácil cometer errores: no agregar una fecha de seguimiento o ubicarla en la celda incorrecta, o incluso eliminar accidentalmente un registro de contacto eran problemas frecuentes". Tory está completamente seguro de haber perdido negocios como resultado de esto.

El segundo problema más importante para él era la falta de automatización del proceso y el tiempo que exigía. Cuando Tory llegaba al trabajo todas las mañanas, dedicaba la primera hora del día a hacer consultas de búsqueda en hojas de cálculo de Google para ver todos los seguimientos de oportunidades de venta que debía realizar ese día y los completaba en su calendario. A continuación, debía agregar manualmente todas las comunicaciones que había llevado a cabo ese día, volver a calcular los porcentajes de probabilidad de las tasas de cierre y agregar las nuevas fechas de seguimiento para todas las oportunidades que estaban a su nombre.

Además, cambiaba de herramientas todo el tiempo: trabajaba en el correo electrónico en una app independiente y regresaba a la hoja de cálculo para registrar todas las comunicaciones. Al tener que dedicar más tiempo a las tareas administrativas que a hablar con los prospectos, el equipo de ventas de Top Echelon se enfrentaba a grandes obstáculos que le impedían alcanzar sus objetivos de ventas.

"3 meses después de la implementación de HubSpot, logré cerrar un mes con los ingresos más altos en 5 años"

Tory_profiler.png

Tory Tucker

Mánager de cuenta

Top Echelon

Transición hacia un proceso más automatizado

Mark ya usaba el software de HubSpot Marketing, por lo que se puso en contacto con su mánager de cuenta Sam Belt para debatir sobre la posibilidad de implementar las herramientas de HubSpot CRM y HubSpot Sales.

En la actualidad, la herramienta favorita de Tory es Reuniones. Según él, se trata de una herramienta de gran utilidad que su equipo usa todos los días. Lo que más les gusta es la facilidad de poder enviar su disponibilidad a los prospectos, haciendo que sea muy simple programar reuniones con ellos.

Meetings_2-1

Tory asegura que, gracias a la app Reuniones, ahora la primera llamada de vinculación con un prospecto lleva directamente a una demostración. Antes de utilizar HubSpot, primero debían hacer una llamada de vinculación en frío, conversar con el prospecto acerca de los motivos por los cuales debía obtener una demostración y finalmente programar otra llamada para concretar la demostración más adelante. Gracias a la herramienta Reuniones, el equipo ahora puede programar una demostración solo por correo electrónico, lo que representó un gran cambio en la perspectiva que solían adoptar respecto al proceso de ventas en general. Además, el equipo de marketing de Top Echelon también aprovecha la app Reuniones para agregar enlaces al calendario de un representante en correos electrónicos promocionales.

En palabras de Tory: "Desde 2010, solo me dedicaba a hacer llamadas en frío; y llegaba a hacer entre 70 y 100 llamadas diarias. Ahora no llegamos a ese número de llamadas ni en un año". Dado que el equipo de ventas se apoya cada vez más en los correos electrónicos para programar las demostraciones, ahora tiene un 70% más de tiempo para dedicar a otras actividades. Esto ha sido increíble para Top Echelon, ya que en lugar de dejar mensajes de voz todo el día, ahora realizan más demostraciones y cierran más oportunidades de venta.

"En lugar de dejar mensajes de voz todo el día, ahora hacemos más demostraciones y cerramos más oportunidades de venta"

Tory_profiler.png

- Tory Tucker

El proceso de ventas se reduce a la mitad

Más allá de los obstáculos asociados con la introducción manual de datos en un sistema de CRM precario, el equipo de Top Echelon también notó que su estrategia de ventas era demasiado compleja y estaba desactualizada. Su proceso de ventas tenía muchas etapas y el equipo dependía demasiado de las llamadas telefónicas para hacer que las oportunidades de venta avanzaran. Por lo tanto, un representante podía tardar varios días en ponerse en contacto con una de sus oportunidades de venta, lo que alargaba considerablemente el ciclo de ventas.

Tory explica que el proceso anterior se basaba en investigar a los prospectos que buscaban una empresa que se ajustara a sus necesidades, ponerse en contacto con ellos con una llamada en frío e intentar programar otra cita para realizar una demostración. Por eso, trabajó con Sam para identificar las etapas clave de su proceso de ventas y lograron simplificarlo de ocho etapas a solo cuatro. Pudieron personalizar el Panel de Oportunidades de Venta en HubSpot CRM para que se adapte al nuevo proceso; de este modo, las predicciones de ventas son mucho más precisas y ya no es necesario actualizar manualmente las tasas de cierre de cada oportunidad de venta. 

Además, decidieron cambiar su perspectiva de ventas centrada en los correos electrónicos y se olvidaron por completo de las llamadas en frío. Ahora reciben oportunidades de venta inbound de su software de marketing, por lo que disponen del contexto que necesitan, como, por ejemplo, en qué etapa del ciclo de compra se encuentran las oportunidades de venta, qué les interesa y qué páginas visitaron en el sitio web. Los representantes pueden utilizar esta información para crear secuencias de correos electrónicos y nutrir a sus oportunidades de venta hasta la etapa de demostración sin siquiera usar el teléfono.

Según Tory, la integración del correo electrónico con HubSpot CRM ha sido una de las características clave que ayudó a todos los representantes a ahorrar mucho tiempo. Ahora el equipo dedica sus horas a monitorizar las oportunidades de venta calificadas, enviarles correos valiosos y, cuando al fin se ponen en contacto con ellas, estas ya están casi listas para la venta. El periodo de conexión con las oportunidades pasó de durar varios días a solo algunos minutos. A Tory también le encanta que todas sus actividades se almacenan de manera automática en el sistema, lo que lo ayuda a ahorrar muchas horas a la semana en tareas administrativas.

Sequences_1-1.png


Los resultados hablan por sí solos. Apenas 3 meses después de implementar HubSpot CRM, Tory logró cerrar el mes con los ingresos más altos en su trayectoria de 5 años en la empresa.

"El periodo de conexión con las oportunidades de venta pasó de durar varios días a solo algunos minutos"

Tory_profiler.png

- Tory Tucker

Call Us

¿Preguntas? Llámanos.

Estamos aquí para ayudarte. Llámanos y habla con un especialista en Inbound-Marketing que responderá a cualquier pregunta que puedas tener.

1-888-HUBSPOT
(888-482-7768)

Start your Free Trial

Inicia una prueba gratuita.

Prueba el software HubSpot al registrarte para una prueba gratuita de 30 días. Obtendrás una cuenta completamente funcional. Sin necesidad de usar una tarjeta de crédito.

Iniciar una prueba