Angélica Fajardo lleva más de una década acompañando el crecimiento de Urbansa desde el área de marketing, y recuerda con claridad el punto de partida: un equipo que tomaba decisiones sin datos confiables y sin visibilidad sobre el recorrido real de sus compradores.
"Antes de HubSpot, la estrategia de marketing estaba bastante fragmentada. Teníamos las bases de datos descentralizadas en diferentes herramientas: a veces en Excel, otras veces los portales nos las pasaban al final de la semana, y otras estaban en Drive", explica Fajardo. La consecuencia era predecible: los leads llegaban a destiempo, la coordinación entre mercadeo y ventas era limitada y no existía trazabilidad real sobre qué campañas funcionaban o por dónde llegaba cada prospecto.
En un sector como el inmobiliario, donde el ciclo de compra es largo y la decisión del cliente implica una inversión significativa, operar sin esa información no era solo un problema operativo; era un freno al crecimiento.
La implementación de HubSpot, acompañada de la mano del partner Mind Studio, marcó un antes y un después en la operación de Urbansa. A través del trabajo conjunto en workflows y Lead Scoring, la empresa logró reducir su Costo de Adquisición de Clientes en un 44%, un resultado que Fajardo describe como "impresionante" y que refleja el impacto directo de trabajar con datos ordenados y procesos automatizados.
Hoy, Marketing Hub es el centro de una estrategia que ya no depende de la intuición. "Con Marketing Hub pasamos de tácticas aisladas a una estrategia basada en data. Hoy puedo decir con claridad que el 56% de nuestros cierres de ventas se hacen a través de leads digitales", señala Fajardo. "Antes no teníamos esta información; ahora sabemos dónde invertir y qué mensaje enviar a cada buyer persona según su intención de compra."
Content Hub sumó una capa adicional de precisión al proceso. Con contenido diferenciado por etapa del funnel, Urbansa puede enviar mensajes que realmente conectan con el momento de cada comprador potencial, acercándose a ellos de forma más relevante y oportuna.
Una de las transformaciones más profundas que trajo HubSpot a Urbansa fue la alineación entre mercadeo y ventas, dos áreas que históricamente operaban en silos.
Sales Hub le dio al equipo comercial un pipeline estructurado y una visibilidad que antes era imposible. "Sales Hub nos permite tener centralizada toda la información y un proceso de pipeline muy definido. Esto nos ayuda a entender si el prospecto está en cotización, en consulta de centrales de riesgo o si ya es una propuesta ganada. Entender por qué se pierde un negocio nos permite ajustar la estrategia en tiempo real", explica Fajardo.
Y esa visibilidad no es unidireccional. Desde mercadeo, Fajardo puede ver cómo el equipo de ventas realiza sus seguimientos, qué tareas ejecuta y qué correos envía. El resultado es una toma de decisiones más rápida, más informada y más coordinada. "La relación entre mercadeo y ventas mejoró muchísimo porque ambos equipos tenemos visibilidad de lo que hace el otro", afirma.
La transformación digital de Urbansa no se detuvo en la captación y el cierre. Con Service Hub, la empresa construyó un modelo de atención posventa estructurado sobre tres pilares: una base de conocimiento para resolver preguntas frecuentes, encuestas automatizadas de satisfacción conectadas al customer journey, y un sistema de tickets vinculado al sitio web para medir tiempos de respuesta con precisión.
"Cuando el cliente cumple ciertas etapas, HubSpot dispara encuestas de satisfacción para recibir feedback directo", detalla Fajardo. Este enfoque no solo mejora la experiencia del comprador, sino que genera información valiosa para seguir optimizando el proceso comercial.
Urbansa ya trabaja con la plataforma completa de HubSpot y tiene la mirada puesta en el siguiente paso: la inteligencia artificial como acelerador de su transformación digital.
Fajardo visualiza dos aplicaciones concretas de los agentes de Breeze AI. Por un lado, el agente de prospección: "La expectativa es que este agente nos ayude a acortar el proceso de cierre de ventas; que sea un agente que le ayude al equipo de ventas a tener la información mucho más condensada y a la mano para que, en el momento en el que ellos tengan que hacer el seguimiento, sea mucho más efectivo." Por otro, el agente de Service: "Me parece muy interesante que pueda ayudar a quitar esa carga operativa a los equipos dentro de Urbansa. Que más bien nos apalanquemos en la Inteligencia Artificial para hacer los procesos mucho más rápidos y que todo esté enfocado en la experiencia del cliente."
La visión de largo plazo es clara: una empresa donde todas las áreas con contacto con el cliente, desde administración de ventas hasta trámites, operen dentro de HubSpot. Una empresa 100% conectada, donde la IA no es una promesa futura, sino el motor del día a día.