Cuando tienes 16 sedes operando de forma autónoma, cada una con sus propios procesos, herramientas y criterios de trabajo, el crecimiento puede convertirse en caos. Esa era precisamente la realidad que enfrentaba la Universidad Cooperativa de Colombia antes de su transformación digital.
"Cada una de las 16 sedes gestionaba de forma autónoma la captación de leads y el seguimiento a los aspirantes", explica Mayra Paniagua Quintero, especialista nacional de mercadeo y ventas de la UCC. "Esta descentralización generaba múltiples formas de trabajo, canales no estandarizados de comunicación y duplicidad de esfuerzos."
La situación era crítica: la información de aspirantes se almacenaba en archivos de Excel locales sin una base de datos centralizada, generando riesgos elevados de pérdida de información e inconsistencias. Los leads que dejaban sus datos no recibían respuesta inmediata, provocando desinterés y pérdida de oportunidades. Sin indicadores confiables ni dashboards consolidados, era imposible evaluar el desempeño o identificar mejores prácticas.
Para una institución educativa con vocación nacional y compromiso social, esta fragmentación no solo representaba ineficiencia operativa: impedía cumplir su misión de brindar acceso equitativo y de calidad a la educación superior.
Con el acompañamiento de Grows, la UCC diseñó una estrategia integral que respetara la autonomía de cada sede mientras creaba un ecosistema unificado. La implementación combinó Marketing Hub, Sales Hub y Content Hub en un plan estructurado en cuatro ejes estratégicos.
Centralización inteligente de todos los canales
La UCC conectó todos sus orígenes de leads al CRM: Meta Ads, Google Ads, portal web institucional, portales educativos externos, visitas presenciales, ferias y eventos académicos. Cada canal quedó integrado para garantizar trazabilidad completa del origen del lead y eliminar duplicidades.
Personalización masiva con objetos customizados
Implementaron el objeto personalizado "Programa de interés" que permite registrar automáticamente los programas académicos de interés de cada aspirante. Cuando alguien completa un formulario, se crea una relación directa con el programa, brindando al asesor una visión 360° de las áreas académicas por las que el prospecto ha mostrado interés.
Automatización inteligente por contexto
Los workflows automáticos asignan leads considerando sede, modalidad del programa (presencial o virtual), nivel de interés y etapa del proceso. La distribución se realiza de forma equitativa entre asesores de sede y call center, con seguimiento puntual mediante tareas automatizadas en HubSpot.
Estrategia de contenido integrada
Con Content Hub fortalecieron su presencia digital mediante un blog institucional optimizado para SEO, atrayendo tráfico calificado y construyendo relaciones educativas con prospectos desde etapas tempranas de búsqueda académica.
La transformación incluyó intervenciones técnicas sofisticadas que maximizaron la eficiencia:
Formularios inteligentes y dinámicos: Reemplazaron formularios genéricos por nivel académico con formularios individuales para cada programa, insertados directamente en landing pages correspondientes. Desarrollaron un formulario dinámico programado en código que muestra programas según modalidad y sede seleccionada.
Integración con portales externos: Configuraron propiedades necesarias y generaron tokens API personalizados para integrar portales educativos externos, asegurando que la información llegara estructurada y sincronizada.
Automatización con Breeze Copilot: Utilizaron Breeze Copilot para generar correos de marketing atractivos con asuntos optimizados, incorporándolos en flujos de nutrición clasificados por nivel académico.
Gestión avanzada con pipelines customizados: Configuraron el pipeline de seguimiento del "Programa de interés" que refleja las etapas desde primer contacto hasta inscripción, con workflows basados en comportamiento que generan tareas y mueven leads automáticamente.
Unificación histórica en tiempo récord
El logro más significativo fue consolidar información de 16 sedes en 10 meses, objetivo que no habían podido alcanzar en los 3 años anteriores. Ahora cuentan con una única fuente de verdad para todos los leads, con trazabilidad completa del origen, intereses, etapa del proceso y responsable asignado.
Velocidad que marca la diferencia
La automatización redujo drásticamente el tiempo de primera respuesta: de 1 semana a solo 1-2 días. "Con la automatización de tareas, asignación inteligente de asesores y envío inmediato de comunicaciones, logramos incrementar el nivel de engagement de los aspirantes y reducir la pérdida de interés", destaca Paniagua.
Visibilidad total del desempeño
Los paneles de control personalizados permiten monitorear métricas clave por sede, programa y asesor: volumen de leads, tasas de conversión por canal, actividades comerciales y etapas del pipeline. Esta transparencia estableció metas claras y optimizó recursos.
Posicionamiento digital fortalecido
El blog institucional mejoró significativamente la presencia digital, atrayendo tráfico orgánico y posicionando artículos en el top 10 de búsquedas en los últimos 6 meses. Los contenidos optimizados con Copilot contribuyeron al incremento del alcance y visibilidad en buscadores.
Estandarización escalable
La implementación de workflows, propiedades personalizadas y pipelines replicables estableció una estructura sólida para que cualquier sede opere bajo los mismos estándares sin perder autonomía, sentando bases para una gestión institucional más cohesionada.