En el 2015, Marta Forero y Julián Melo identificaron el gran desafío que tienen actualmente las empresas: crear procesos efectivos de entrenamiento. Por ello desarrollaron UBITS, una plataforma corporativa de aprendizaje en línea que se centra en la capacitación y fortalecimiento de las habilidades de los colaboradores. Actualmente, cuenta con más de 400 cursos creados por expertos de la industria y su propósito es inculcar el “lifelong learning”, creando contenidos que eduquen, transformen e inspiren a América Latina.
Como toda organización en crecimiento, necesitaban atraer prospectos, alcanzar los objetivos comerciales y mantener a sus clientes de manera escalable, rápida, y al mismo tiempo organizada. Sin embargo, en aquel entonces, la administración de estos procesos era llevada a cabo de manera tradicional, es decir, usaban hojas de Excel, tableros en la oficina o agendas de cada vendedor con información de contactos y negocios. Del mismo modo, en cuanto a los procesos de marketing, a pesar de que desarrollaban contenido, no se tenía un conocimiento claro de cómo medir su impacto o si efectivamente estaban cumpliendo su objetivo.
Para poder crecer al ritmo que necesitaban se vieron en la necesidad de encontrar una herramienta poderosa que les permitiera realizar acciones estratégicas de marketing, como campañas de email, workflows o administración de redes sociales, y que a su vez les permitiera incrementar su alcance, alojar la información estratégica de negocios y contactos, mostrar métricas y reportes para así poder desarrollar una estrategia global.
Desde el entorno de startups, en Silicon Valley, les recomendaron HubSpot como una solución que además de las funcionalidades que estaban buscando, también les ofrecía la oportunidad de probar y conocer tanto la herramienta como la metodología Inbound. Otros softwares que evaluaron fueron algunos CRMs como Salesforce y SAP. Luego de un proceso de análisis y evaluación, los factores más determinantes que les ayudaron a decidirse por HubSpot fueron los datos estratégicos que recoge de los leads, la perfecta unión entre marketing y ventas en una misma plataforma y la capacidad de integrarse con otras soluciones.
Si bien usaron por un corto tiempo otras herramientas menos digitales, desde el inicio UBITS identificó a HubSpot como un aliado para su negocio. De esta manera, la transición fue relativamente sencilla y la obtención de beneficios fue rápida.
“Hemos evidenciado cómo el Inbound nos ayuda a perfilar mejor a nuestro público objetivo: cuáles son sus intereses, gustos y propósitos, lo que nos ha permitido estar más cerca a nuestros clientes y generar contenido relevante para ellos” asegura Juan Sebastián Ruiz, BI Growth Leader de UBITS.
HubSpot les ha ayudado a lograr todos sus objetivos al darles la capacidad de automatizar y unificar sus ciclos de ventas y marketing, pues han sido capaces de realizar un rastreo completo de sus leads, desde la primera interacción que tienen con la marca hasta que se convierten en clientes. Así es que gracias a los Workflows han podido enfocarse en la parte estratégica del negocio en lugar de en las tareas operativas pues al reunir toda la información de sus leads en un solo espacio, pueden crear procesos automatizados, entregar contenido relevante según su comportamiento y atenderlos según la etapa de la jornada de compra en la que se encuentren.
Además, esta herramienta también ha sido estratégica para dirigir al equipo de ventas pues anima a los representantes a que incluyan en el CRM la información relevante sobre cada nuevo cliente, lo que permite que otros equipos de la empresa también la puedan usar y juntos, cerrar el trato.
Otro de los productos que más usan del Marketing Hub es el de Email Marketing, pues les permite enviar todo tipo de información, como promociones o la newsletter; su tasa de apertura es del 49%. También se apoyan en los Formularios y botones de “Llamada a la acción” que les ayudan a captar nuevos leads para el área de marketing, proceso en el que han tenido un crecimiento del 355%.
“HubSpot ha sido una parte fundamental en el análisis de nuestras estrategias tanto de las que son exitosas como de las que no han sido tanto, pues nos ha permitido tener un ritmo dentro del área de Growth y Marketing mucho más reactivo” Tatiana Sarmiento, Growth Manager de UBITS.
Del Sales Hub, una de las funciones que más usan son los pipelines de negocio pues les permite conocer la evolución de los mismos, el desempeño de la empresa, los equipos y el rendimiento individual de cada colaborador, además, les da una perspectiva del forecast y de los negocios que se pueden cerrar en el futuro.
Así mismo, otro elemento en el que se apoyan son las secuencias, pues les permite preestablecer una serie de emails automáticos que los vendedores pueden usar para prospectar y hacer seguimiento o reactivar contactos estratégicos. Otro aspecto que ha sido clave es el uso de los informes, pues se convirtió un aliado para medir sus resultados, evaluar su rendimiento y prever oportunidades de negocio.
El trabajo en conjunto entre marketing y ventas ha sido crucial para alcanzar el éxito y garantizar el crecimiento constante de la compañía. Para facilitar la sinergia y el SLA (Service Level Agreement o en español el Acuerdo de Nivel de Servicio) se han apoyado en las herramientas de HubSpot para atraer nuevos leads, ya sea a través de una estrategia de anuncios o inbound, y dependiendo de su perfil, mediante un workflow lo asignan automáticamente a un representante de ventas quien da continuidad al proceso y registra todas las interacciones en el CRM. Además, desde el área de marketing, con el fin de apoyar el proceso, también envían campañas de email a oportunidades estratégicas de negocio para acelerar el proceso. Una vez el negocio se cierra, el contacto y la empresa son asignados al equipo de customer success.
“El beneficio más grande que tenemos con HubSpot es la manera en la que podemos rastrear los leads, pues eso nos ayuda a ver cuáles estrategias están funcionando y cuáles no. Cada lead cuenta con un historial que se va nutriendo según su actividad, lo que al final del día se convierte en información valiosa que usamos para el crecimiento de UBITS” Juan Sebastián Ruíz, BI Growth Leader de UBITS.
A pesar de los desafíos, durante el 2020 crecieron 3x, todo eso apalancado en los negocios y actividades que llevan a cabo dentro de HubSpot. Otro factor que influyó en su éxito es que hicieron parte del programa de HubSpot for Startups, el cual facilitó varios beneficios.