El desafío: captar bien era fácil. Convertir, no tanto.
Talisis no tenía problema para atraer prospectos. Invertir en Google o Meta generaba leads. El verdadero cuello de botella estaba en lo que pasaba después.
Con cuatro marcas educativas dirigidas a perfiles de estudiante muy distintos —desde universitarios en UNID y U-ERRE hasta adultos que buscan aprender inglés en Harmon Hall—, el equipo comercial operaba sin un sistema centralizado. Todo se gestionaba en Excel.
El resultado: caos operativo con dos síntomas claros. Primero, leads duplicados. Un mismo prospecto podía llegar desde Google y desde otra fuente sin que nadie lo detectara, provocando contactaciones repetidas y una experiencia deficiente para el futuro alumno. Segundo, tiempos de respuesta sin control. Los comerciales llamaban cuando podían, sin saber cuándo había llegado el lead ni cuál era su nivel de interés.
"Sin un sistema centralizado, los comerciales llamaban en cualquier momento del día, sin saber cuándo había llegado el lead," explica Fernando del Río, Chief Growth & Marketing Officer de Talisis. Las oportunidades se perdían no por falta de demanda, sino por falta de estructura.
Y en el lado del marketing, la situación no era mejor. Sin integración entre las campañas digitales y el proceso comercial, era imposible saber qué anuncios generaban los mejores prospectos, cuánto costaba cada uno o dónde valía la pena invertir más presupuesto.
La solución: una plataforma, cuatro marcas, un solo funnel
En 2018, Talisis comenzó a trabajar con Interius, partner de HubSpot, para construir una estrategia digital que conectara todos los puntos del funnel. Hoy, más de cinco años después, las cuatro principales marcas del grupo operan dentro de HubSpot, con procesos de inbound, lead nurturing, landing pages y dashboards unificados bajo una misma plataforma.
El acompañamiento del partner fue clave para sostener ese crecimiento. "Nos apoyan en todo el proceso: desde la parte de inbound, creación de campañas y landing pages, hasta el proceso de lead nurturing y la configuración de los dashboards," cuenta Del Río. "Esta alianza nos permite tomar mejores decisiones de marketing, alineando a mi equipo interno con su experiencia para mejorar la calidad y los costos por lead."
Lead Scoring: saber a quién llamar primero
Una de las funcionalidades que más transformó la operación comercial fue el Lead Scoring. Antes, los comerciales contactaban a los prospectos en el orden en que llegaban, sin importar su nivel de interés. Hoy, cada lead llega con una calificación que le dice al equipo exactamente dónde concentrar su energía.
"Funcionalidades como el Lead Scoring les dicen qué leads deben tocar primero," explica Del Río. "Antes, a lo mejor llamaban al primero que llegaba en el día, aunque tuviera una calificación baja; hoy saben que si un lead tiene un puntaje de 90 contra uno de 5, deben priorizar al de 90. Esto les ahorra tiempo, no se pierden entre tantos registros y, al final, les ayuda a ganar más dinero al cerrar más inscripciones."
Números que cambian el negocio: de 18 días a menos de uno
El cambio más inmediato y visible fue el tiempo de respuesta. Antes de HubSpot, Talisis tardaba en promedio 18 días en contactar a un lead calificado. Con los flujos automatizados y el sistema de priorización, ese tiempo cayó a menos de un día. En un sector donde la decisión de inscripción es altamente emocional y sensible al tiempo, esta mejora no es solo operativa: es una ventaja competitiva directa.
Conversión que se multiplica por cinco
La integración de HubSpot con las plataformas de pauta transformó la eficiencia de las campañas de Meta. Al nutrir los leads capturados y retroalimentar a las plataformas con datos de los prospectos que sí convierten, Talisis logró que sus audiencias lookalike fueran significativamente más precisas.
El impacto fue contundente: las tasas de conversión pasaron de un rango de entre el 0.8% y el 1% a superar el 5%. "Esto se debe a la nutrición de los leads y a la capacidad de HubSpot para retroalimentar a plataformas como Google y Meta para crear audiencias lookalike más precisas," explica Del Río.
Un CAC que se reduce más del 70%
Quizás el resultado más estratégico es el que impacta directamente en la rentabilidad del negocio. Al entender con precisión qué leads convierten y poder enfocar el presupuesto en los perfiles correctos, el costo de adquisición de clientes bajó a menos del 30% de lo que era antes de implementar HubSpot.
"Hoy tenemos costos de adquisición de menos del 30% de lo que teníamos antes de HubSpot," afirma Del Río. "Ahora entendemos realmente quiénes son los leads que sí están convirtiendo y podemos atacar al cliente que realmente estamos buscando, lo que hace que el equipo comercial sea mucho más eficiente."
El siguiente paso: IA y seis marcas conectadas
Talisis no ve a HubSpot como un destino, sino como una plataforma de despegue. El plan inmediato es integrar las seis marcas del grupo al cien por ciento. Y más allá de la expansión, la apuesta está en la inteligencia artificial.
"Mirando hacia el futuro, vemos cosas muy interesantes con HubSpot, especialmente con los agentes de inteligencia artificial," dice Del Río. "Queremos que la herramienta nos ayude a tener mejores mensajes y copies para que la contactación se sienta muy humana y podamos convertir aún más."
La meta es ambiciosa y concreta: usar la IA no solo para automatizar, sino para personalizar a escala cada punto de contacto con el prospecto, manteniendo la calidez que caracteriza a una experiencia educativa de calidad.
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